Как узнать, кто просматривал ваш документ Google

Документы Google — отличный инструмент для совместной работы, поскольку он позволяет нескольким людям одновременно редактировать и работать над одним документом, не теряя при этом изменений, внесенных разными членами команды. В конце концов, знание того, кто, какой документ и когда просматривал, может быть полезно, если вы или ваша организация используете Документы Google. От обеспечения того, чтобы все прочитали черновик, просмотрели положения и условия, вашу последнюю заявку, политики и процедуры или какой-либо другой важный документ, очень важно иметь возможность видеть, кто, что и когда сделал.

Примечание. Панель действий Google доступна только для учетных записей Google Workspace или людей, имеющих доступ к файлу в учетной записи. Это не вариант для личных аккаунтов.

До недавнего времени вы не могли видеть, кто просматривал ваши Документы Google. Вы могли видеть, кто его редактировал, но не кто только что прочитал. Если они не сохраняли, не редактировали и не оставляли комментарии, вы не знали, читал ли конкретный человек последнюю версию документа. Кроме того, поскольку вы можете делиться Документами Google с разрешениями только на чтение, вы можете поделиться документом с некоторыми людьми с намерением, чтобы они просмотрели его, но не внесли никаких изменений.

Текущие версии Документов Google позволяют вам настраивать параметры, чтобы видеть, кто просматривал ваши Документы Google. Давайте посмотрим, как это можно сделать самостоятельно.

Монитор активности G Suite

G Suite обычно используется организациями, в которых сотрудничество имеет важное значение. Если вы используете G Suite для регулярного сотрудничества с другими людьми, вы можете использовать Монитор активности , чтобы просмотреть историю просмотров любого файла Документов Google.

Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте файл Google Таблицы
   
2. Нажмите на значок стрелки вверх в правом верхнем углу или перейдите в раскрывающееся меню «Инструменты» .
   
3. Откройте панель активности .
   
4. Нажмите «Все зрители» на вкладке вашей организации.
   

Этот процесс позволит вам отслеживать все просмотры документа, включая дату и время последнего просмотра каждым членом команды.

Если вы не видите опцию «Мониторинг активности» в своем документе Google, скорее всего, вы вошли в личный кабинет Google Docs, а не в версию G Suite.

Тенденции зрителей и комментариев

Помимо просмотра того, кто просматривал ваши Документы Google, Монитор активности также позволяет вам видеть тенденции в том, когда люди просматривали ваш документ или комментировали его.

Тенденция просмотров. Здесь показана гистограмма количества уникальных зрителей за определенный период времени (от семи дней до всего времени).

Тенденция комментариев. Здесь показаны гистограммы тенденции комментариев за семь дней и за все время.

Отключить историю просмотров в Документах Google

Если по какой-либо причине вы хотите отключить историю просмотров документа, вы также можете сделать это, выполнив следующие быстрые шаги:

1. Откройте Google Таблицу.
   
2. Нажмите на восходящую стрелку в правом верхнем углу документа или выберите «Инструменты» в раскрывающемся меню.
   
3. Откройте  панель активности .
   
4. Выберите Настройки конфиденциальности .
   
5. В разделе «Настройки документа» отключите параметр «Показывать историю просмотров этого документа» .
   

Эта опция также доступна в личной или бесплатной версии Google Docs. Вы можете отключить историю просмотров, если работаете над документом, но не хотите, чтобы ваши соавторы знали об этом, пока вы не будете готовы поделиться своими окончательными изменениями.

1. Начните с открытия Google Sheets и нажмите « Настройки» .
2. Меню « Настройки » позволяет отключить историю просмотров с помощью настроек панели активности. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения, как только вы переключите его в положение «Выкл.».

Как узнать, кто внес изменения в ваш документ Google

Контроль версий необходим, прежде всего, если вы работаете в регулируемой отрасли. Контроль версий — это то, что Google Docs уже давно хорошо справляется. В Документах будет показано, кто редактировал документ, сохранял его или поделился им. Это работает не только с G Suite, но и с личными Документами Google.

Если вы заинтересованы в контроле версий или хотите убедиться, что никто не внес ненужные изменения, не блокируя файл, вы можете узнать это, выполнив следующие действия:

1. Откройте Google Таблицу, которую хотите отслеживать.
   
2. Выберите «История файлов и версий» .
   
3. Выберите «Просмотреть историю версий» .
   
4. В правой части экрана должно появиться окно, показывающее все сохранения и изменения соответствующего документа.
   

В этом окне у вас также должна быть возможность просмотреть предыдущую версию документа до внесения изменений.

Это важно для контроля версий, поскольку у вас есть контрольный журнал того, какие изменения были внесены, когда и кем. Это также полезно, если вы внесли изменения, заснули, передумали или хотите отменить их.

Как узнать, кто поделился вашим документом Google

Вы также можете увидеть, кто и когда поделился вашим документом Google. Кроме того, настройки общего доступа позволяют лучше контролировать доступ к документам.

1. Перейдите на сайт Drive.google.com .
   
2. Нажмите «Мой диск» слева.
   
3. Нажмите маленькую кнопку i в правом верхнем углу.
   
4. Теперь нажмите «Активность» .
   
5. Нажмите на каждый файл или папку по отдельности или просмотрите все с помощью полосы прокрутки. Это покажет вам, кто поделился вашим документом.
   

Вы также можете проверить это прямо в документе, выбрав «Поделиться». Имена некоторых людей появятся во всплывающем окне. Если вы поделились файлом с большим количеством пользователей, чем указано в списке, нажмите на имя, и появится список всех людей.

Последние мысли

Ваша возможность определить, кто просматривал, предоставлял общий доступ и редактировал ваши документы, ограничена, если вы не можете получить доступ к учетной записи G Suite; однако есть еще способы получить некоторую базовую информацию.

Следуя инструкциям, описанным в этом руководстве, вы сможете быстро и легко узнать, кто каким-либо образом просматривал, редактировал или изменял ваш документ Документов Google. Есть ли у вас вопросы, опыт или советы по просмотру активности в Документах Google? Оставьте комментарий в разделе ниже.