Как создать ежемесячный трекер расходов в Google Таблицах

Финансы могут быть сложной задачей, но благодаря Google Таблицам отслеживание расходов не должно быть проблемой. Вам также не нужно вкладывать средства в другое программное обеспечение.

С помощью простого трекера расходов, созданного на основе Google Таблиц, вы можете отслеживать свои расходы и быть уверенными, что не тратите слишком много.

Оглавление

• Что должен включать в себя ваш трекер расходов?
• Создайте цветные раскрывающиеся меню для категорий расходов в Google Таблицах
• Формат инструмента отслеживания
  • Формат даты
  • Формат месяца
  • Формат валюты
• Создать сводку затрат с использованием функций
• Визуализируйте затраты с помощью круговых диаграмм и спарклайнов
• Используйте фильтры для просмотра категорий расходов

Что должен включать в себя ваш трекер расходов?

Отслеживание расходов может показаться сложной задачей, если вы никогда этого раньше не делали, но простота поможет вам начать. Начните с создания двух листов в вашей электронной таблице: один для записи ваших расходов, а другой для их обобщения и визуализации.

Первый рабочий лист должен содержать как минимум следующие 5 столбцов:

1. Местоположение : Магазин, который вы посетили
2. Категория : Тип купленного вами товара
3. Сумма : общая сумма, которую вы заплатили в этой транзакции.
4. Дата : дата, когда вы совершили покупку.
5. Месяц : Месяц, на который приходится дата покупки — этот столбец будет использоваться для формирования сводки.

Вы можете захотеть углубиться и отслеживать каждый элемент по отдельности, но это увеличит время процесса, и вы можете потерять интерес. Если вы часто забываете, что именно купили в магазине, добавьте колонку для быстрых общих заметок или просто для хранения чеков.

Создайте цветные раскрывающиеся меню для категорий расходов в Google Таблицах

Вы можете использовать раскрывающийся список в Google Таблицах, чтобы добавлять категории к своим транзакциям. Это позволит вам быстро выбрать нужный вариант всего за несколько щелчков мыши, вместо того чтобы вводить его вручную каждый раз. Это также помогает поддерживать единообразие введенных данных, чтобы впоследствии их можно было легко найти и организовать.

Вы можете выполнить следующие шаги:

1. Выделите столбец «Категория» . Удерживая клавишу CMD или CTRL , снимите флажок с ячейки заголовка.
2. Щелкните правой кнопкой мыши или трекпада. Или перейдите в раздел «Вставка» в верхнем меню. Нажмите на раскрывающийся список . Это действие откроет боковую панель.
3. Введите категории, которые вы хотите включить, в текстовое поле. Нажатие «Добавить еще один элемент» сгенерирует дополнительные параметры, или вы можете нажать Enter или Return на клавиатуре.
4. Задайте цветовую маркировку категорий с помощью раскрывающегося меню слева от текстового поля и нажмите «Готово» .

Затем, если вы захотите вернуться и отредактировать или добавить что-либо в раскрывающийся список, вы можете снова найти меню, щелкнув правой кнопкой мыши по одной из ячеек и снова выбрав « Раскрывающийся список» . Доступ к нему также можно получить через меню «Данные» в верхней части экрана, выбрав «Проверка данных» . Теперь вы увидите список правил и сможете выбрать правило, которое хотите использовать.

Формат инструмента отслеживания

Если вы хотите сохранить единообразное форматирование даты и валюты во всех ячейках Google Таблиц, вот как это сделать:

Формат даты

Если вы используете столбец дат и хотите сохранить единообразие, вы можете добавить определенное форматирование к своим ячейкам. Для этого:

1. Выделите весь столбец по букве вверху.
2. На панели инструментов нажмите «Другие форматы» — его символ — 123 .
3. Выберите дату — рядом с ней находится пример того, как будет отображаться дата.

Кроме того, это можно сделать, перейдя в меню «Формат» вверху и в разделе «Число» выбрав «Дата» или «Пользовательские дата и время» .

Формат месяца

Вместо того, чтобы вводить месяц каждый раз при вводе любой транзакции, лучше использовать функцию ТЕКСТ, которая автоматически извлекает и отображает название месяца из даты покупки. Для этого перейдите в первую строку столбца «Месяц» и введите следующее:

=TEXT(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, "mmm")

Таким образом, если дата находится в ячейке D2, формула будет выглядеть следующим образом:

=TEXT(D2, "mmm")

Это вернет первые три буквы месяца в столбце «Месяц». После применения к первой ячейке вы можете выделить первую ячейку и перетащить ее вниз, чтобы применить к другим ячейкам в столбце.

Формат валюты

Чтобы добавить форматирование валюты к столбцу сумм, выберите весь столбец > Дополнительные форматы и нажмите знак доллара ($) на панели инструментов. Эту опцию также можно найти в меню «Формат» в разделе «Число» . Здесь вы можете выбрать валюту , округленную валюту и пользовательскую валюту .

Пользовательские валюты позволяют вам переключать способ отображения десятичных знаков и символов, указывать тип используемых вами долларов или выбирать вообще другую валюту.

Создать сводку затрат с использованием функций

После того как вы создали рабочий лист для записи своих расходов, перейдите на новый рабочий лист, чтобы подвести итоги своих расходов.

В ячейках B1–M1 введите первые три буквы названия каждого месяца. Столбец N будет использоваться для итога категории. Аналогично, начиная со второй ячейки столбца А, начните вводить категории расходов.

Обязательно включите те же категории, что и в раскрывающемся списке первого листа. После ввода всех категорий следующая ячейка в столбце будет использоваться для ежемесячной суммы.

Теперь, когда у вас есть базовая структура, пришло время использовать функцию СУММЕСЛИМН для заполнения сводки. Эта функция суммирует выбранный диапазон, если выполняются несколько условий.

В ячейку B2 введите формулу

=SUMIFS(Phạm vi cột Amount của trang tính đầu tiên, Phạm vi cột Category của trang tính đầu tiên, A2, Phạm vi cột Month của trang tính đầu tiên, B1).

Затем сделайте все ссылки на ячейки абсолютными, выбрав ссылку на ячейку и нажав клавишу F4 . Затем удалите знак $ , который стоит перед 2 (в ячейке A2) и B (в ячейке B1).

В этом примере функция будет выглядеть так:

=SUMIFS(Sheet2!$C$2:$C$100,Sheet2!$B$2:$B$100,$A2,Sheet2!$E$2:$E$100,B$1)

После ввода формулы выберите ячейку B2 и перетащите ее вниз до последней ячейки перед строкой «Итог за месяц». Затем выделите весь диапазон от ячейки B2 до последней ячейки перед «Итого за месяц» и перетащите вправо до столбца M.

Далее в столбце N2 введите формулу =СУММ(B2:M2) и перетащите ее вниз. Аналогично используйте функцию СУММ в строке «Итого за месяц», чтобы сложить расходы всех категорий, понесенные в определенном месяце.

Теперь, когда вы добавляете расходы на первый лист, Google Таблицы продолжат добавлять их в соответствующий месяц и категорию в сводке. Кроме того, вы можете видеть, сколько вы тратите каждый месяц и сколько вы потратили на определенную категорию в течение года.

Визуализируйте затраты с помощью круговых диаграмм и спарклайнов

Чтобы лучше понять свои привычки в отношении расходов, вы можете визуализировать свои расходы с помощью Google Таблиц.

Сначала добавьте спарклайн, чтобы увидеть, как ваши расходы по определенной категории меняются каждый месяц. В ячейку O2 введите следующую формулу:

=SPARKLINE(B2:M2)

Затем прокрутите вниз до последней категории. Вы также можете настроить внешний вид спарклайна.

Затем добавьте круговую диаграмму, чтобы увидеть подробную разбивку общих затрат по категориям. Для этого выберите Вставка >  Диаграмма . Это добавит новую диаграмму и откроет редактор диаграмм на боковой панели.

В раскрывающемся списке типов диаграмм выберите Круговая диаграмма или Трехмерная круговая диаграмма . В поле Диапазон данных добавьте диапазон N1:N8 (или тот, который соответствует последней ячейке). Затем нажмите «Добавить метку» и значок с четырьмя квадратами, чтобы выбрать диапазон данных для метки.

Здесь введите диапазон A1:A8 . Теперь в Таблицах будет отображаться круговая диаграмма, показывающая распределение ваших затрат.

Используйте фильтры для просмотра категорий расходов

Если вы хотите отсортировать или скрыть транзакции, вы можете добавить фильтры в свои Google Таблицы. Для этого выберите столбец, по которому вы хотите выполнить сортировку, и нажмите значок «Создать фильтр» на панели инструментов. Рядом с заголовком столбца появятся три строки.

Нажмите на три линии, и вы увидите список опций. В столбцах категорий можно использовать фильтр по значению для быстрого отображения категории, а также флажок под заголовком для выбора и отмены выбора по имени.

Вы также можете использовать сортировку от А до Я в столбце «Сумма», чтобы просмотреть транзакции от наименее дорогих к наиболее дорогим, или сортировку от Я до А, чтобы отсортировать в обратном порядке.

С помощью этого простого трекера расходов вы сможете эффективно управлять своими расходами. Кроме того, в отличие от шаблонов, которые вы загружаете из Интернета, если с вашей таблицей что-то пойдет не так, вы будете точно знать, как это исправить.

Вы можете использовать приложение Google Таблицы на своем телефоне, чтобы легко вводить транзакции на ходу. Таким образом, вам не придется заниматься всеми делами в конце месяца. А еще лучше — вы можете создать электронную таблицу, чтобы заранее планировать свои расходы.