Как отслеживать регистрации с помощью Google Таблиц

С ростом популярности программного обеспечения и бизнес-моделей на основе подписки важно иметь систему для управления и отслеживания услуг, за которые вы платите. К счастью, Google Таблицы — единственный инструмент, который вам нужен для учета и управления этими подписками.

Зачем использовать Google Таблицы для отслеживания регистраций?

Существует несколько способов отслеживать ежемесячные подписки, включая магазины мобильных приложений (Google Play или App Store) и платные приложения для отслеживания подписок. Однако магазины приложений могут отслеживать только платежи, совершенные внутри платформы, а платные приложения для отслеживания часто представляют собой просто еще одну подписку в вашем ежемесячном счете.

Напротив, Google Таблицы — это абсолютно бесплатный, легкий, расширяемый и кроссплатформенный сервис. Он также прост в использовании и поддерживает формулы, фильтры и условное форматирование для агрегирования расходов, выделения предстоящих продлений и сортировки подписок по категориям. Он поддерживает совместную работу, что может быть полезно для пар и членов семьи, а электронные таблицы можно легко передавать или экспортировать в различные форматы.

Совет : Помимо отслеживания подписок, Google Таблицы также могут регистрировать ежемесячные расходы . Вы можете добавить стоимость подписки к ежемесячной стоимости.

Как настроить отслеживание регистрации в Google Таблицах

Создать трекер подписок не так просто, как установить приложение и импортировать существующие подписки. Это займет довольно много времени, особенно если вы не используете шаблон.

По этой причине в статье создана электронная таблица отслеживания подписок с заголовками столбцов для названия подписки, категории подписки, частоты выставления счетов и суммы платежа, даты подписки, ежемесячной стоимости, ежегодной стоимости, стоимости за весь срок действия и действия, которое необходимо предпринять (например, отменить или продлить подписку).

Столбцы «Категория» и «Частота» содержат раскрывающиеся поля для информации о регистрации. Формулы, основанные на частоте выставления счетов, сумме и дате начала, автоматически рассчитывают ежемесячную, годовую и пожизненную стоимость подписки.

Формула расчета ежемесячных расходов выглядит следующим образом:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

Ежемесячная плата рассчитывается на основе указанной частоты подписки. Уплаченная сумма делится на 12, умножается на 4 или вводится в ячейку как целая сумма.

Чтобы рассчитать годовую стоимость подписки, умножьте ежемесячную стоимость на 12. Чтобы рассчитать пожизненную стоимость, используйте формулу, чтобы найти количество недель, месяцев или лет с момента вашего первого платежа, и умножьте на уплаченную сумму:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

В последнем столбце « Действие » вы можете указать, следует ли продлить, отменить или даже обновить подписку.

Получите максимальную отдачу от своего трекера подписок

Если вам нужно отслеживать всего несколько подписок и вам нужно лишь место, где их можно организовать и просматривать все одновременно, то приведенный выше шаблон вам подойдет. Но чтобы максимально эффективно использовать трекер подписок, вам понадобятся расширенные функции Google Таблиц, такие как условное форматирование и сводные таблицы.

Условное форматирование

Условное форматирование можно использовать для выделения подписок, срок действия которых истекает. Чтобы отслеживать предстоящие регистрации, добавьте в электронную таблицу два дополнительных столбца: « Следующая дата выполнения» и «Дней до действия» . «Дни до действия» — это вычисляемый столбец, который автоматически вычитает текущую дату из даты продления по следующей формуле:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

После настройки этих столбцов вы сможете применить условное форматирование, чтобы выделить подписки, срок оплаты которых истекает менее чем через месяц.

Чтобы применить условное форматирование к электронной таблице, выберите Формат > Условное форматирование . Введите диапазон ячеек для форматирования в текстовое поле Применить к диапазону . В разделе «Правила форматирования» щелкните первый раскрывающийся список ( Форматировать ячейки, если… ) и выберите Пользовательская формула .

Далее введите следующую формулу в поле значения или формулы:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

Приведенная выше формула проверяет, содержит ли столбец «Дни до действия» число и является ли это число меньшим или равным 28 . Вы можете создать еще одно правило форматирования, чтобы проверить, является ли количество дней, в течение которых выполнялось определенное действие, меньшим или равным одной неделе.

Примечание : используйте другой цвет заливки для заголовков столбцов, содержащих формулы. Это означает, что они не редактируются вручную.

У вас есть быстрый и простой способ управления подписками на услуги в Google Таблицах. В качестве испытания попробуйте использовать Apps Script для настройки автоматического напоминания по электронной почте. Вы можете попросить Gemini сгенерировать код, добавить его в свою электронную таблицу и настроить триггер, который будет срабатывать, когда в течение определенного количества дней наступит срок продления подписки. Также рассмотрите возможность отмены подписок, которые больше не приносят той же ценности, что и раньше.