Как сортировать в Excel

Хотя большинство организаций собирают данные для принятия решений, они часто попадают в Excel в неорганизованном формате. Таким образом, может быть сложно понять взаимосвязи, закономерности и тенденции в данных.

К счастью, в Excel можно делать разные вещи, например добавлять таблицы и округлять ячейки , но как сортировать данные? Если вы никогда не использовали Excel для этой цели, вы попали по адресу. В этой статье объясняется, как сортировать данные в Excel как в группе, так и во всей электронной таблице. 

Что нужно знать о сортировке данных в Excel

Для успешной сортировки данных в Excel необходимо подготовить электронную таблицу различными способами. Во-первых, вам следует удалить пустые ячейки, поскольку Excel будет их сортировать, влияя на итоги и другие сформулированные элементы.

Далее данные в столбцах должны быть одного типа. Например, если столбец содержит даты, никакая другая форма данных, например текст или числа, не должна находиться в диапазоне ячеек, иначе сортировка не удастся.

Кроме того, вы можете проверить и удалить дубликаты в Excel перед сортировкой каких-либо ячеек или столбцов, чтобы убедиться, что после сортировки все идет не так.

Наконец, очень важно иметь резервную копию данных на случай, если что-то пойдет не так во время процесса. 

Сортировка данных по алфавиту в Excel

Если у вас есть простой столбец, который нужно отсортировать по алфавиту, вы можете выделить ячейки и выбрать параметры сортировки. Однако Excel сортирует только выбранные ячейки, что может испортить всю таблицу.

Если приведенный выше вариант вам подходит, это здорово. Если этого не произошло, у вас есть два варианта:

• Для электронных таблиц с разрывами между строками или несколькими заголовками в одном столбце выберите ячейки столбца, которые вы хотите отсортировать (внутри выбранного столбца), включая все связанные строки, а затем выберите параметры сортировки.
  
• Для больших таблиц без промежутков между строками вы можете выбрать всю таблицу (полезно, если в нее включены заголовки), указать столбец для сортировки, а затем выбрать параметры сортировки.
  

Оба варианта сортировки Excel, описанные выше, перемещают все данные строк вместе с отсортированными данными столбцов, чтобы сохранить все связи на месте. Вот как сделать и то, и другое.

Как отсортировать раздел данных по алфавиту в Excel

1. Чтобы отсортировать столбец в разделе, выделите все строки и столбцы, содержащие данные столбца, которые вы хотите отсортировать. Не выбирайте заголовки.
2. Выберите вкладку «Данные»  в строке меню, чтобы открыть соответствующую ленту под ней.
3. Выберите «Сортировать»  , чтобы открыть диалоговое меню сортировки. Не используйте «AZ» или «ZA», поскольку они используют текущие параметры меню «Сортировка»  , что может все испортить.
4. Снимите флажок «Мои данные имеют заголовки», если это еще не сделано.
5. Выберите столбец сортировки из раскрывающегося списка «Столбец»  .
6. Выберите «Значения ячеек» в раскрывающемся списке «Сортировать по»  .
7. Выберите от А до Я или От Я до А  в качестве метода сортировки в раскрывающемся списке «Порядок». Ячейки с буквами и цифрами будут отсортированы слева направо.
8. Нажмите «ОК»  , чтобы сохранить настройки сортировки.
9. Excel теперь будет отображать результаты, отсортированные в алфавитном порядке. Строка данных каждого столбца также перемещается вместе с отсортированными ячейками.

Как отсортировать столбец данных по алфавиту в Excel

В отличие от сортировки раздела данных, сортировка столбца требует выбора всей таблицы. Если вы выберете столбец, будут перемещены только эти данные, что зашифрует всю электронную таблицу. Если у вас более одного заголовка в столбце, вы должны использовать описанный выше процесс сортировки разделов. После того, как весь лист выбран, вы можете выбрать столбец для сортировки и все другие параметры сортировки, выполнив действия, описанные ниже.

1. Откройте электронную таблицу и нажмите кнопку «Выбрать все»  в верхнем левом углу листа, чуть ниже поля «Имя».
   
2. Нажмите вкладку «Данные»  в строке меню, чтобы открыть соответствующую ленту с опциями под ней.
3. Выберите «Сортировать»  , чтобы открыть диалоговое меню сортировки. Не нажимайте «AZ» или «ZA» на ленте, поскольку они реагируют на основе текущих настроек, найденных в меню «Сортировка»  . Это может все испортить.
   
4. Установите флажок «Мои данные имеют заголовки»  в диалоговом окне «Сортировка», поскольку все заголовки были выбраны. Обратите внимание, что в каждом столбце может быть только один заголовок. В противном случае вам придется сортировать по разделам, используя описанный выше процесс.
5. Выберите столбец сортировки из раскрывающегося списка Столбец  . Вместо букв столбцов должны отображаться имена заголовков.
6. Выберите «Значения ячеек» в раскрывающемся списке «Сортировать по»  .
   
7. Выберите вариант сортировки от A до Z или от Z до A в раскрывающемся списке «Порядок»  . Ячейки с цифрами и буквами будут отсортированы слева направо, поэтому «IN0119» и «IN0118» будут отсортированы как «IN0018», за которым следует «IN0019», при использовании опции «от A до Z».
8. Нажмите ОК, когда закончите. Таблица будет отсортирована в алфавитном порядке в зависимости от выбранного столбца. Если вы испортили или вам не понравились результаты, воспользуйтесь опцией «Отменить»  .

Что нужно знать о числовой или хронологической сортировке данных в Excel

Сортировка данных в числовом или хронологическом порядке мало чем отличается от сортировки по алфавиту, но у вас есть другие варианты сортировки. Excel идентифицирует данные в ячейках и представляет варианты сортировки на основе этих критериев. Как и в случае со всеми вариантами сортировки, удаляйте пустые ячейки и строки в документе Excel , иначе это повлияет на отсортированные результаты.

Даты дадут вам стихи «от самого старого к самому новому» и «от самого нового к самому старому» «от А до Я» и «от Я до А». Числа дадут вам «от наименьшего к наибольшему» и от «наибольшего» к наименьшему.

В зависимости от того, нужно ли вам отсортировать раздел в цифровом/хронологическом порядке или весь столбец, ознакомьтесь с приведенными ниже процессами.

Как отсортировать раздел данных в числовом/хронологическом порядке в Excel

Сортировка раздела данных в хронологическом порядке (т. е. по датам) или числовом виде (т. е. по числам) аналогична их сортировке по алфавиту, за исключением того, что параметры сортировки отличаются.

1. Чтобы отсортировать раздел столбца в числовом или хронологическом порядке внутри раздела данных, выберите строки, содержащие данные столбца, которые вы хотите отсортировать, но не выбирайте заголовки.
   
2. Нажмите на вкладку «Данные»  в строке меню. Это действие открывает соответствующую ленту опций под ним.
3. Выберите «Сортировать»  , чтобы открыть диалоговое меню сортировки. Не нажимайте «AZ» или «ZA» на ленте, поскольку они реагируют на основе текущих настроек, найденных в меню «Сортировка»  . Это может все испортить.
   
4. Снимите флажок «Мои данные содержат заголовки»,  если это еще не сделано, поскольку вы не выбрали заголовки на предыдущих шагах. Это более чистый способ сортировки.
5. Выберите столбец сортировки в раскрывающемся списке «Столбец»  .
   
6. Выберите «Значения ячеек» в раскрывающемся списке «Сортировать по»  .
7. В  раскрывающемся списке «Порядок» выберите «От старых к самым новым» или «От новых к самым старым» .
   
8. Нажмите ОК,  чтобы сохранить настройки сортировки. Вы увидите столбец раздела, отсортированный в хронологическом или числовом порядке. Все строки должны появиться с соответствующими ячейками столбцов.

Как отсортировать несколько столбцов в Excel

Иногда вам может потребоваться несколько критериев сортировки, чтобы сделать данные более интерпретируемыми. Однако сортировка нескольких столбцов может привести к неправильному упорядочению данных в зависимости от макета вашей электронной таблицы.

Множественная сортировка должна основываться на первичной сортировке, за которой следует точный порядок сортировки, например «Дата покупки», затем «Категория продукта», а затем «Раздел отдела».

Приведенный выше пример означает, что Excel сначала будет сортировать по датам покупки, а затем по категориям продуктов в каждой связанной дате покупки. На этом этапе вы увидите все категории приобретенных товаров, перечисленные в хронологическом порядке под каждой датой.

Суть в том, что Excel сортирует данные в соответствии с установленным вами порядком, поэтому сначала сортирует столбец «Дата покупки», а затем столбец «Категории продуктов» в пределах каждой даты.

В любом случае лучше всего скопировать электронную таблицу, работать с дубликатом для сравнения и защитить исходные данные от повреждения.

1. Откройте соответствующую электронную таблицу и выберите любую ячейку, затем перейдите к строке меню вверху и перейдите на вкладку «Данные»  .
   
2. Выберите «Сортировать»  в строке меню вверху, чтобы открыть диалоговое окно сортировки.
3. Перейдите в раздел «Столбец»  в диалоговом окне и щелкните  раскрывающееся меню «Сортировать по» . Выберите основной столбец сортировки.
4. Откройте раскрывающийся список «Сортировать по»  и выберите «Значения ячеек».
   
5. Щелкните раскрывающийся список «Порядок»  и выберите критерии сортировки, которые вы хотите использовать.
6. Перейдите в верхний левый угол и выберите Добавить уровень.  Это добавляет новый раздел сортировки.
   
7. В разделе «Столбец» щелкните раскрывающийся список «Затем по»  и выберите следующий столбец, который вы хотите отсортировать. Это будет вторичная функция сортировки, которая сортирует внутри первой.
8. Нажмите раскрывающиеся списки «Сортировать по» и «Порядок»  и выберите предпочтительные критерии.

Помните, что столбец, который вы выбираете первым, становится первичным ключом сортировки. Вторая сортировка фильтрует внутри первой, а третья фильтрует внутри второй. Если сортировка второго или третьего столбца противоречит критериям, установленным для первого столбца, он останется неотсортированным.

Как отсортировать данные в индивидуальном порядке в Excel

Возможно, вы захотите отсортировать данные, используя параметр, не указанный в Excel по умолчанию, например сортировку по Small , Medium , Large и X-Large . Алфавитная сортировка размещает их в неправильном порядке, а числовая/хронологическая сортировка неприменима. В этом случае вы можете создать собственный порядок сортировки.

1. Откройте таблицу с данными, которые вы хотите отсортировать.
2. Перейдите на панель инструментов вверху и выберите «Данные».
   
3. Выберите опцию «Сортировка»  в строке меню.
4. Перейдите в раздел «Столбец», щелкните раскрывающийся список «Сортировать по»  и выберите основной столбец сортировки.
   
5. В раскрывающемся списке «Сортировать по»  выберите «Значения ячеек»  для сортировки по содержимому.
   
6. Нажмите раскрывающийся список «Порядок»  , затем выберите от А до Я или от Я до А  в качестве критериев сортировки.
7. Чтобы добавить вторичную сортировку, нажмите кнопку «Добавить уровень»  .
8. Выполните предыдущие шаги сортировки: установите параметры «Сортировать по» , «Сортировать по» и «Порядок»  , затем нажмите «ОК».
   

Как отсортировать строку в Excel

Основная структура Excel объединяет данные в столбцы. Однако иногда ваши данные могут иметь горизонтальную структуру, где каждая строка содержит отдельный атрибут набора данных. В этом случае логичным способом организации данных является сортировка строк.

Вот как это делается:

1. Открыв в электронной таблице Excel данные, которые вы хотите отсортировать, нажмите курсором на первую ячейку строки, которую вы хотите отсортировать, и перетащите ее, чтобы выбрать все ячейки с данными. 
   
2. Перейдите на панель навигации вверху и коснитесь параметра «Данные»  . 
   
3. Коснитесь параметра «Сортировка»  , чтобы открыть диалоговое окно с параметрами сортировки. 
4. Выберите «Параметры» в правом верхнем углу диалогового окна. 
5. Во всплывающем окне «Параметры сортировки» выберите «Сортировать слева направо»  и нажмите «ОК» .
   
6. Перейдите в раздел «Сортировать по»  и откройте раскрывающееся меню. 
7. Выберите строку 1 , строку 2 или любую другую строку, которую вы хотите отсортировать, и нажмите кнопку «ОК»  . Это автоматически отсортирует данные.
   

Сортируйте свою таблицу

Несортированные данные никогда не имеют смысла. Хуже того, их организация вручную может занять время и привести к человеческим ошибкам. С помощью Excel вы можете сортировать данные в любом формате и задавать собственные критерии. 

Далее вы также можете узнать, как использовать ВПР в Excel для поиска нужных данных.