Создавайте заполняемые PDF-файлы из форм в LibreOffice Writer.

Чтобы создать заполняемый PDF-файл в LibreOffice Writer, добавьте в документ элементы управления формы, а затем экспортируйте его в формате PDF, включив функцию «Создать PDF-форму» . Сохраните редактируемый файл Writer как основной; именно PDF-файл будет использоваться для заполнения получателями.

Перед добавлением полей

Используйте элементы управления формами в Writer, когда пользователям необходимо вводить текст в текстовые поля, ставить галочки или выбирать значения из списка в PDF-файле. Это отличается от рисования пустых линий или квадратных символов на странице: они только выглядят как поля и не принимают ввод. В справке по элементам управления формами LibreOffice описаны доступные элементы управления, а также способы их вставки и редактирования.

Сначала спланируйте страницу. Например, в одностраничной регистрационной форме могут запрашиваться имя, адрес электронной почты, категория и согласие. Используйте короткие подсказки, оставьте достаточно места для ответов и сгруппируйте связанные варианты. Простая таблица поможет выровнять подписи и элементы управления; удалите или смягчите границы таблицы, если они не должны отображаться в печатной форме.

• Перед добавлением элементов управления сохраните рабочую копию в виде текстового файла OpenDocument (.odt).
• Определите, какие ответы должны быть в свободной форме, содержать один вариант ответа или быть вариантами «да/нет».
• Размещайте подписи рядом с соответствующими полями, чтобы пользователи могли понимать назначение каждого элемента управления при перемещении по PDF-файлу с помощью клавиши Tab.

Вставка интерактивных элементов управления в Writer

1. Отобразите панель инструментов «Элементы управления формой». Выберите «Вид» > «Панели инструментов» > «Элементы управления формой» . Если в вашем интерфейсе используется другая компоновка меню, найдите «Элементы управления формой» в меню «Вставка» или «Форма»; доступные точки входа могут различаться в зависимости от версии и компоновки интерфейса.
2. Включите режим проектирования. На панели инструментов «Элементы управления формы» включите режим проектирования, чтобы размещать и редактировать элементы управления. LibreOffice описывает режим проектирования как режим для редактирования элементов управления; его отключение позволит вам использовать их.
3. Добавьте элемент управления. Щелкните элемент управления, например, текстовое поле, флажок, кнопку выбора или комбинированный список, на панели инструментов. Затем щелкните и перетащите его на страницу в том месте, где должен находиться элемент управления. Повторите для каждого варианта ответа. Текстовое поле принимает набранный текст; флажок записывает выбор «вкл/выкл»; кнопки выбора предназначены для взаимоисключающих вариантов; а комбинированный список представляет собой выпадающий список.
4. Следите за тем, чтобы элементы управления были выровнены. Размещайте каждое поле рядом с его меткой. Делайте текстовые поля достаточно длинными для ожидаемых ответов и убедитесь, что длинные подсказки не конфликтуют с элементами управления. Избегайте использования нескольких почти одинаковых пустых строк вместо одного удобного текстового поля.

Настройка свойств поля и навигации

Щелкните правой кнопкой мыши по элементу управления и выберите « Свойства элемента управления» , чтобы изменить его настройки. Присвойте каждому полю полезное, уникальное имя, например, full_name или email_address . Имена упрощают идентификацию полей при последующем сборе или обработке ответов. Добавьте видимую метку или пояснительный текст на страницу; не полагайтесь на техническое имя поля для объяснения того, что должен ввести получатель.

Для выпадающего списка укажите четкие варианты выбора и разрешите пользователям вводить значение вне списка. В LibreOffice Combo Box можно вводить текст, если не задано свойство "только для чтения". Используйте List Box, если пользователь должен выбирать из списка. Для выбора одного из нескольких вариантов используйте Option Buttons и присвойте кнопкам в одной группе одинаковое свойство Name; для разных групп следует использовать разные имена.

Проверьте последовательность перехода по вкладкам, а также макет страницы. Выберите Форма > Порядок активации , чтобы просмотреть или изменить порядок, в котором элементы управления получают фокус при нажатии клавиши Tab. Обычно логическая последовательность соответствует порядку чтения: сверху вниз, затем слева направо. Отключите режим проектирования и проверьте, работают ли элементы управления в Writer должным образом. Включите режим проектирования снова, если необходимо внести изменения.

Экспорт заполняемого PDF-файла

1. Сохраните обновлённый основной файл .odt.
2. Выберите Файл > Экспорт как > Экспорт в PDF . В параметрах PDF останьтесь на вкладке «Общие».
3. В разделе «Формы» выберите «Создать PDF-форму» . LibreOffice заявляет, что это создаст PDF-форму, которую пользователи смогут заполнить и распечатать. На той же панели есть параметр «Формат отправки — FDF, PDF, HTML или XML», который управляет форматом, используемым при отправке формы из PDF-файла.
4. Выбирайте формат отправки только в том случае, если ваш рабочий процесс использует настроенное действие отправки и вы знаете, как будут получены отправленные данные. Установка флажка «Создать PDF-форму» сама по себе не создает почтовый ящик, веб-конечную точку или базу данных ответов.
5. Нажмите «Экспорт», выберите имя файла и сохраните PDF-файл. Сохраните файл .odt, чтобы позже можно было изменить макет и элементы управления.

См. текущую общую документацию LibreOffice по экспорту в PDF для получения информации о параметрах создания формы PDF и форматирования при отправке. В справочнике меню Writer Form также указаны режим проектирования и порядок активации.

Проверьте экспортированный файл.

• Откройте экспортированный PDF-файл в программе для просмотра PDF-файлов, поддерживающей интерактивные формы. Убедитесь, что поля могут быть выделены, а текст, флажки и выпадающие списки работают должным образом.
• Используйте клавишу Tab для перемещения по полям и проверки правильности порядка их отображения. Попробуйте ввести развернутый ответ, чтобы убедиться, что он соответствует полю.
• Введите тестовые данные, сохраните отдельную тестовую копию, закройте ее и снова откройте, чтобы убедиться, что записи сохраняются в этом окне просмотра.
• Распечатайте или просмотрите заполненную копию, если получатели имеют право ее распечатать. Убедитесь, что элементы управления и подписи остаются выровненными и читаемыми.

Программы для просмотра PDF-файлов не все одинаково обрабатывают все функции форм, поэтому протестируйте PDF-файл в той программе, которую, скорее всего, будут использовать ваши получатели. Если поле отсутствует или не интерактивно, вернитесь к файлу .odt, убедитесь, что элемент управления существует, и режим проектирования отключен перед экспортом, затем экспортируйте снова, выбрав опцию «Создать PDF-форму».