Вы можете создавать персонализированные письма в Writer с одним и тем же логотипом в каждом экземпляре, подключив электронную таблицу Calc, добавив поля слияния текста в шаблон Writer и запустив Инструменты > Мастер слияния почты . Вставьте общий графический элемент один раз; Writer будет повторять его по мере замены текстовых полей в каждой записи. В стандартной справке LibreOffice по слиянию почты не описано поле, которое изменяет изображение для каждого получателя, поэтому в этом рабочем процессе используется одно фиксированное изображение.
В справке LibreOffice 26.8 описан мастер слияния почты и возможность сохранения объединенных писем в один или несколько файлов. Сохраненный шаблон и источник данных позволяют повторять последующие пакетные операции: обновлять электронную таблицу, просматривать записи и снова объединять. Это повторяемый рабочий процесс, запускаемый пользователем; он не отслеживает электронную таблицу и не генерирует письма в фоновом режиме. Для повторного запуска храните рабочую книгу и шаблон вместе.
В Calc укажите по одному получателю в каждой строке и очистите имена полей в первой строке, например FirstName, LastName, , Email, и Company. Избегайте пустых заголовков и поддерживайте единообразие в каждом столбце. Столбец с именем ImagePathне будет автоматически преобразован в изображение при стандартном слиянии.
Сначала создайте таблицу, используя две-три тестовые записи. Проверьте имена, пунктуацию и необязательные поля, затем сохраните электронную таблицу в надежном месте. Если Writer не отображает ее в качестве источника данных, выберите список в мастере и сопоставьте его заголовки, когда появится соответствующий запрос.
Если вы хотите обработать только часть списка, задайте диапазон записей на заключительном этапе слияния вместо удаления строк из исходного списка. Сохраните нетронутую копию электронной таблицы перед сортировкой или редактированием данных получателей.
Откройте документ Writer и выберите Инструменты > Мастер слияния . Используйте текущий документ или существующий шаблон, затем выберите электронную таблицу и ее лист на этапе создания адреса. При необходимости сопоставьте заголовки электронной таблицы с полями адреса. Инструкции по работе мастера см. в справке LibreOffice «Создание типового письма» .
Чтобы персонализировать текст, перетащите заголовок столбца источника данных, например, FirstNameв приветствие, или используйте Вставка > Поле > Дополнительные поля > База данных . Добавьте пробелы и знаки препинания вокруг каждого поля. В шаблоне может отображаться заполнитель; в предварительном просмотре должно отображаться значение выбранной записи. При перетаскивании заголовка из панели источника данных перетаскивайте сам заголовок столбца, а не копируйте видимое значение образца; это вставит заполнитель поля.
Щелкните в том месте, где должен появиться логотип, и выберите Вставка > Изображение . Выберите файл и оставьте флажок «Связать» снятым, чтобы сохранить изображение в документе. Связанное изображение загружается из исходного пути и может исчезнуть, если этот файл будет перемещен. LibreOffice объясняет это в своей справке по вставке графических файлов .
Измените размер, начиная с угла, чтобы сохранить пропорции. Для логотипа, выровненного по тексту, выберите Формат > Привязка > Как символ ; после этого он будет перемещаться вместе с текстовой строкой. Сохраните шаблон Writer после размещения графического элемента. Для логотипа, расположенного в строке, привязка как символ сохранит изображение в потоке абзаца. Избегайте размещения общего логотипа внутри выделенного текста, который может быть заменен при редактировании полей слияния.
Разместите изображение в области, общей для всех букв, например, над приветствием. Единый логотип или баннер будет выглядеть единообразно и без привязки изображения к конкретной записи.
Перейдите к этапу предварительного просмотра или редактирования документа и просмотрите несколько записей, включая одну с длинным именем или пустым необязательным полем. Убедитесь, что каждое значение отображается в нужном месте и общий логотип остается видимым. По возможности просмотрите первую, среднюю и последнюю запись; длинные адреса и пустые необязательные поля выявляют проблемы с пробелами, которые могут быть скрыты в короткой первой записи.
Если логотип отсутствует, убедитесь, что он виден в сохраненном шаблоне и был встроен, а не связан с перемещенным файлом. Если вместо значения осталось имя поля, переподключите источник данных и проверьте сопоставление полей.
Если у каждого получателя разные фотографии, не стоит предполагать, что достаточно столбца с путем к изображению. В справочнике по полям базы данных LibreOffice поля слияния описываются как заполнители базы данных, но автоматическая замена изображений для каждой записи не описана. Используйте рабочий процесс генерации документов, который явно поддерживает переменные изображения, и протестируйте на небольшой выборке.
Если вы планируете отправлять письма по электронной почте, протестируйте доставку изображений отдельно. В справке LibreOffice по шаблонным письмам отмечается, что встроенные или связанные изображения в HTML-документе не отправляются вместе с электронным письмом . Сохранение и предварительная проверка файлов позволит вам убедиться в корректности каждого изображения перед отправкой.
Выберите способ сохранения объединенных данных: сохранить в файл. Выберите «Сохранить как отдельные документы» , чтобы для каждого получателя было доступно одно редактируемое письмо, или «Сохранить как один документ» , чтобы получить один файл, содержащий все записи. Укажите новую папку для сохранения и имя файла без форматирования. В справочнике по функции слияния почты описаны эти варианты сохранения.
Откройте объединенный файл или отдельные файлы. Убедитесь, что имена и адреса меняются в зависимости от записи, при этом логотип остается четким и правильно расположенным. Проверьте первое и последнее буквы, а также любые записи с необычно длинным текстом.
Создайте функцию Python, доступную в Calc, запустите ее на открытой электронной таблице и устраняйте неполадки, связанные с отсутствующими макросами или импортами, не смешивая LibreOffice и системный Python.
Заблокируйте определенный фрагмент текста от обычного редактирования, сохранив при этом доступность остальной части документа Writer, и узнайте, когда шифрование файлов является лучшим вариантом.
Исправьте трудноразличимый текст в электронных таблицах, проверив тему оформления, цвет шрифта ячеек, заливку и условное форматирование в Calc.
Узнайте, почему Calc отображает текст формул вместо вычисленных значений, и исправьте режим отображения, ячейки с текстовым форматированием, апострофы или устаревшие результаты.
Создайте многоразовый шаблон для слияния почты в Writer, используя данные получателей из Calc и встроенное изображение, затем просмотрите и сохраните персонализированные письма.
Отключите необязательную статистику обновлений и запросы на отчеты о сбоях в LibreOffice, затем проверьте, что именно включают эти настройки и как их проверить.
Очистка пробелов, поиск структурированного текста и перестановка имен с помощью регулярных выражений Writer, которые можно предварительно просмотреть перед заменой.
Включите двунаправленное управление текстом в Writer, настройте отображение абзацев справа налево и проверьте смешанный арабский или ивритский текст, не нарушая при этом английские слова и цифры.
Установите шрифты Linux, совместимые с метрической системой, или используйте резервные шрифты LibreOffice, учитывая при этом различия в лицензировании шрифтов Microsoft и особенностях компоновки.
Добавьте в Writer функциональные текстовые поля, флажки и выпадающие списки, а затем экспортируйте PDF-файл, который получатели смогут заполнить и сохранить.
