Настройте надежное резервное копирование для рабочего пространства ONLYOFFICE.

Для самостоятельно размещенного портала ONLYOFFICE Workspace включите запланированное резервное копирование в панели управления в разделе «Общие настройки» > «Резервное копирование» > «Автоматическое резервное копирование» , выберите место назначения, установите расписание и лимит хранения, а затем сохраните. В ONLYOFFICE Workspace Cloud используется аналогичный механизм управления в разделе «Настройки» > «Управление данными» > «Резервное копирование» , но автоматическое резервное копирование доступно только в тарифных планах, которые его включают. Сохраненное расписание — это только начало: убедитесь, что архив достигнут места назначения, и храните копию для восстановления отдельно от портала.

В этом пошаговом руководстве рассматривается встроенная функция автоматического резервного копирования, описанная для ONLYOFFICE Workspace. Формулировки в меню и доступные места назначения могут различаться в зависимости от развертывания и подключенных интеграций. Для получения информации о текущих шагах по использованию продукта см. инструкции по резервному копированию и восстановлению в панели управления ONLYOFFICE .

Перед включением автоматического резервного копирования

Резервная копия — это восстанавливаемый архив данных портала. В самостоятельно размещенной панели управления почтовому серверу могут потребоваться дополнительные параметры доступа к почтовым файлам; обратитесь к отдельным инструкциям ONLYOFFICE по резервному копированию почтовых данных для вашей системы. В описании процедуры резервного копирования почты прямо указано, что она не применима к Windows. Срок хранения — это количество резервных копий, которые система сохраняет до удаления более старых. Выбирайте параметры, учитывая как возможность восстановления, так и объем хранилища.

• Проверьте свою версию и права доступа. Для серверной установки войдите в систему с учетной записью администратора и убедитесь, что можете открыть панель управления. В облачной версии убедитесь, что ваш тарифный план включает автоматическое резервное копирование.
• Подготовьте место назначения. Панель управления поддерживает модуль «Документы» и сторонние хранилища, подключенные к модулю «Документы», включая такие сервисы, как Google Drive и WebDAV. Перед выбором необходимо подключить, предоставить общий доступ и разместить учетную запись стороннего сервиса в модуле «Общие документы». Временное хранилище предназначено для резервного копирования вручную и не является местом назначения для автоматического резервного копирования.
• Решите, следует ли включать почту в архив. Выберите «Включить почту в резервную копию», если данные почты портала должны быть восстанавливаемыми. ONLYOFFICE предупреждает, что если почта не включена в резервную копию, эти данные будут потеряны после восстановления, и учетные записи почты необходимо будет подключить заново.
• Планируйте защиту конфиденциальных данных. ONLYOFFICE отмечает, что при включенном шифровании вновь созданный резервный архив содержит расшифрованные файлы; после восстановления файлы снова шифруются на диске. Ограничьте доступ к месту назначения и защитите любой загруженный архив.

Укажите пункт назначения и расписание.

1. Откройте страницу «Резервное копирование». В портале с самостоятельным размещением войдите в систему, откройте панель управления, затем выберите «Общие настройки» > «Резервное копирование» . В Workspace Cloud откройте «Настройки», выберите «Управление данными» , затем «Резервное копирование» . Навигация по облаку и параметры описаны в официальном руководстве по резервному копированию и восстановлению в облаке .
2. Включите автоматическое резервное копирование. Активируйте эту функцию в разделе «Автоматическое резервное копирование». Если эта опция отсутствует или отключена, проверьте свой тарифный план Cloud или убедитесь, что вы находитесь в панели управления Workspace, а не в настройках другого продукта ONLYOFFICE.
3. Выберите место хранения копий. Выберите подключенное место назначения из доступных вариантов хранения. Если вы используете сторонний сервис, убедитесь, что он подключен к папке «Документы» и доступен в папке «Общие документы». Автоматическое резервное копирование не предоставляет возможности временного хранения.
4. Выберите «Резервное копирование почты». Выберите «Включить почту в резервную копию», если данные почты должны быть включены. Если этот флажок не установлен, это повлияет на то, что можно восстановить, поэтому запишите это решение для всех, кто отвечает за восстановление портала.
5. Установите частоту и время. Выберите ежедневный, еженедельный или ежемесячный режим и укажите соответствующее время, день недели или день месяца. Запланируйте резервное копирование на период низкой активности портала, если это подходит вашей команде, и выберите часовой пояс, понятный вашим администраторам. В документации перечислены эти варианты расписания, но не указано одно универсальное оптимальное время.
6. Установите максимальное количество копий и сохраните. Выберите значение срока хранения от 1 до 30, затем нажмите «Сохранить» . При достижении лимита старые копии будут автоматически удалены, поэтому очень небольшой лимит может оставить меньше точек восстановления, чем требуется по вашей политике.

Выберите методы хранения и сохранения, которые способствуют восстановлению.

Сохранение архивов в собственном хранилище документов портала — простая задача, но она расходует место на портале. Кроме того, это может привести к тому, что архив станет уязвим для тех же проблем с хранилищем или сервером, что и работающий портал. Для более надежного восстановления рассмотрите возможность использования стороннего хранилища, к которому ваша команда сможет получить независимый доступ, в соответствии с правилами безопасности и хранения данных вашей организации. Это лишь рекомендация для практического применения, а не гарантия того, что какой-либо конкретный поставщик подходит для каждого варианта развертывания.

Срок хранения — это количество, а не временной период. Например, хранение четырех еженедельных копий обеспечивает четыре запланированные точки восстановления; это не гарантирует сохранение истории за полный месяц, если расписание изменено или запуск не удался. Перед выбором максимального значения оцените размер архива и доступную емкость места назначения. В документации к панели управления указано, что максимальное количество копий может быть установлено от 1 до 30; это не гарантирует конкретный размер архива или время завершения.

Проверьте первую резервную копию и избегайте распространенных ошибок.

После сохранения вернитесь в раздел «Автоматическое резервное копирование» и убедитесь, что функция остается включенной и что место назначения, выбор почты, расписание и максимальное количество копий соответствуют вашему тарифному плану. Затем проверьте выбранное место назначения после первого запланированного запуска. В руководстве по панели управления указано, что завершенные резервные копии сохраняются в виде .tar.gzфайлов с именем в формате portal-name_date_time.tar.gz. Расписание, отображаемое на экране, само по себе не доказывает, что архив был создан.

Если файл отсутствует, проверьте, подключено ли выбранное хранилище и доступно ли для записи, прошло ли следующее запланированное время и не был ли архив сохранен в другой выбранной папке. Не «исправляйте» это, значительно снижая права доступа или храня учетные данные в открытом месте; используйте поддерживаемые службой параметры подключения и права администратора.

Для большей уверенности проведите контролируемое тестирование восстановления, используя официальную процедуру восстановления в подходящей тестовой среде, а не перезаписывая работающий портал. Резервная копия имеет практическую ценность только в том случае, если ваша команда сможет найти ее и восстановить необходимые данные. Также обратите внимание на два ограничения в руководстве по панели управления: данные лицензии не включаются, поэтому файл лицензии необходимо загрузить повторно после восстановления; и для резервного копирования почты требуется документированная конфигурация почтового сервера и доступ к нему, если этот компонент находится вне портала.

Окончательная проверка: функция включена, целевой адрес доступен, выбор почтового клиента осознан, расписание и срок хранения сохранены, и вновь созданный архив виден в целевом адресе. Храните как минимум одну копию для восстановления вне основного хранилища портала, если ваш план восстановления требует защиты от инцидента, затрагивающего весь портал.