Как создавать, редактировать и обновлять сводные таблицы в Google Sheets

Электронные таблицы — отличный способ для специалистов по обработке данных организовать, отобразить и проанализировать информацию, но для «остальных из нас» они иногда могут немного сбивать с толку. Сводные таблицы — исключительно мощный инструмент для представления данных в электронных таблицах, но они могут быть очень запутанными для начинающих пользователей, особенно если учесть, что интерфейсы для создания таблиц в значительной степени предполагают, что вы уже знаете о них все, что нужно знать. Если, как и я, для вас это не так, то, надеюсь, вы найдете эту статью информативной и полезной. Я представлю базовое руководство по созданию, редактированию и обновлению сводных таблиц в Google Sheets.

Сначала поговорим о том, что такое сводная таблица. Сводная таблица суммирует данные из другой таблицы, выполняя некоторые манипуляции с исходными данными (такие как суммирование, подсчет или усреднение), а затем группирует сводные данные удобным способом. Это определение, вероятно, было не очень полезным, если вы еще не знаете, как все это работает. Я написал это и сам до сих пор в замешательстве. Вместо того, чтобы пытаться определить его, давайте создадим таблицу данных, а затем построим на ее основе сводную таблицу, чтобы мы могли более четко понять, как работает эта концепция.

Допустим, у нас есть агентство недвижимости, и в прошлом году мы продали несколько домов в нескольких разных районах. Итак, мы хотели бы создать таблицу того, за сколько денег был продан каждый дом. Вот наша таблица (очевидно, краткая версия, так как в реальной таблице было бы намного больше данных, но давайте не будем усложнять):

Мы хотели бы использовать эту информацию и выяснить, в каких районах самые высокие средние цены продажи. Мы могли бы сделать это вручную, и это было бы легко для этого маленького столика, но представьте, если бы у нас были сотни продаж, на которые можно было бы посмотреть. Итак, как нам легко превратить эту информацию о продажах в полезную сводную таблицу, которая покажет нам среднюю цену продажи по районам?

Создание сводных таблиц в Google Sheets

1. Выберите все данные (включая заголовки), выбрав ячейку в правом нижнем углу и нажав Ctrl + A.
   
2. Выберите «Данные», а затем «Сводные таблицы» в меню.
   
3. Google Sheets создаст новый лист с пустой сеткой.
4. Выберите строки, столбцы, значения и фильтры для использования в меню справа. Обратите внимание, что Таблицы предлагают нам предварительно созданную таблицу; на самом деле, это именно то, что мы хотим! Выберите «Средняя цена продажи для каждого района».
   

И вот оно!

Google Таблицы теперь будут отображать соответствующие данные в сводной таблице. Вы можете выбрать любой набор данных, который вам нравится, и создать результаты в виде общих итогов. Вы можете сравнивать экземпляры, значения, сколько раз появляется значение, SUM и многое другое, выбрав тип отчета на правой панели. Просто щелкните внутри сводной таблицы, чтобы открыть панель отчетов, и поиграйте со значениями там, и вы увидите все различные способы настройки таблиц. Мы можем легко сделать так, чтобы эта таблица показывала нам минимальную или максимальную цену продажи в районе, или количество домов, проданных в районе, или любой из ряда других способов визуализации данных.

Что если мы захотим изменить нашу сводную таблицу?

Редактировать сводные таблицы в Документах Google

Вы можете редактировать сводную таблицу так же, как и любую другую электронную таблицу. Вам просто нужно отредактировать данные, используемые в определенном поле, чтобы они были отражены в таблице.

1. Откройте Google Sheet с данными, используемыми сводной таблицей.
2. При необходимости отредактируйте данные, которые необходимо изменить.
   
3. Сводная таблица автоматически обновится.
   

Важно не изменять данные в самой сводной таблице, так как это приведет к повреждению таблицы, и тогда вам придется начинать весь процесс заново. Вам нужно только изменить данные на листе, используемом таблицей. Стол сам о себе позаботится.

Обновить сводную таблицу в Google Sheets

Обычно вам не нужно вручную обновлять сводную таблицу в Google Таблицах. Когда вы обновляете данные, извлекаемые таблицей, сводная таблица должна динамически обновляться. Никаких действий пользователя для обновления таблицы не требуется.

Могут быть случаи, когда это происходит неправильно, и обычно это происходит из-за того, что у вас есть фильтр, работающий на столе.

1. Откройте Google Sheet со сводной таблицей.
2. Выберите заголовок столбца, чтобы меню редактора отчетов появилось справа.
3. Проверьте поле фильтра для каждого столбца, чтобы убедиться, что их нет. Вы должны увидеть «Добавить поле» под заголовком «Фильтр», если фильтры не запущены.
   

Если есть фильтры, выберите маленький серый крестик справа от окна, чтобы удалить их. Вы всегда можете вернуть их, если вам это нужно.

Добавьте диаграмму в сводную таблицу в Google Sheets

Помимо сопоставления данных в сводной таблице для удобного отображения данных, вы также можете использовать диаграммы в качестве графической демонстрации своих выводов. Вот как интегрировать диаграмму в сводную таблицу.

1. Откройте Google Sheet со сводной таблицей.
2. Выберите все столбцы, которые вы хотите включить в диаграмму.
   
3. Выберите «Вставить» и «Диаграмма».
   
4. Выберите тип диаграммы и отредактируйте цвета, легенду и любые аспекты, которые вам нужно изменить.
   

Диаграмма появляется немедленно и, как и таблица, будет динамически обновляться по мере изменения основных данных. Теперь у вас есть не только классная сводная таблица, чтобы произвести впечатление на вашего босса, но и несколько красивых диаграмм! И теперь все ваши коллеги будут спрашивать вас, как вы это сделали и можете ли вы сделать это для них, так что, возможно, держите под рукой мухобойку.

Есть какие-нибудь другие советы по сводным таблицам, которыми можно поделиться? Расскажите нам о них ниже, если да.