Как запланировать встречу в Microsoft Teams

Вы можете сделать много вещей, чтобы повысить эффективность своей команды, и использование центра совместной работы, такого как Microsoft Teams, является одним из них. Это отличный инструмент для общения, который вы можете использовать для общения в чате, обмена файлами и проведения аудио- и видеосовещаний с вашей командой.

Если вы только начинаете работать с Teams, возможно, вы не знаете, как запланировать собрание. Есть несколько способов сделать это, и ваши варианты будут зависеть от того, какую версию Microsoft Teams вы используете. В этой статье мы дадим вам все детали, которые вам нужно знать.

Планирование встречи в Microsoft Teams

Ваша учетная запись Microsoft Teams подключена ко всем продуктам группы Microsoft 365, таким как SharePoint, Outlook, Yammer и т. д. А календарь, который вы используете в Teams, напрямую связан с календарем Microsoft Exchange.

Outlook также использует календарь Exchange. Это означает, что как только вы запланируете собрание через Outlook, оно автоматически появится в Teams и наоборот. Вот как вы можете запланировать собрание в Microsoft Teams:

1. В чате Teams щелкните значок «Запланировать собрание» (под полем для нового сообщения).
2. Затем выберите «Календарь » на левой боковой панели и нажмите « Новая встреча» .
3. Появится всплывающее окно. Вы можете выбрать время и дату встречи.
4. Закончив с планированием, нажмите Сохранить . После этого всплывающее окно закроется, и вы сможете отправлять приглашения на собрания с помощью Outlook.

Помощник по планированию

Во всплывающем окне вы также можете использовать функцию помощника по планированию . Эта функция поможет вам найти подходящее время для всех членов вашей команды, включая вас.

При выборе этого параметра вы сможете видеть, когда участники встречи свободны и когда они заняты. Темно-синий представляет временные интервалы, когда они недоступны. Голубые интервалы — это доступное время, а серые — нерабочие часы участника.

Приглашение людей за пределами вашей команды

Одна из замечательных особенностей Microsoft Teams заключается в том, что вы можете приглашать людей за пределами вашей организации присоединиться к собранию.

Им даже не нужно иметь лицензию Microsoft Teams. Все, что вам нужно, это их имя и адрес электронной почты, и вы можете отправить приглашение. Вот что вам нужно сделать:

1. Откройте параметр «Добавить необходимых участников» во всплывающей форме «Новая встреча».
2. Нажмите Необязательно .
3. Введите адрес электронной почты человека.
4. Нажмите «Пригласить» , вскоре в их почтовый ящик придет приглашение по электронной почте.

Вы также можете запланировать собрание, которое будет проходить в определенном канале Teams. В форме «Новая встреча» выберите «Добавить канал» . После того, как вы настроите его и отправите приглашения, вы не сможете изменить канал.

Если вам нужно внести изменения, вам придется создать новые приглашения. Кроме того, если собрание должно состояться на канале, все, кто является частью этой команды, смогут присоединиться к собранию, даже если они не получили приглашение.

Бесплатная версия Microsoft Teams

Если вы используете бесплатную версию Teams, вам может быть интересно, где в вашем приложении находится параметр планирования. К сожалению, в бесплатной версии Microsoft Teams нельзя запланировать встречу.

Но это не значит, что у вас вообще не может быть встреч. В приложении есть опция «Встреча сейчас» , когда вам нужно быстро собрать команду.

Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть значок камеры рядом с Meet now , а затем выбрать все имена людей, которые будут присутствовать на собрании. Эта функция также доступна для учетных записей Teams на основе подписки.

Подробнее о групповых собраниях Microsoft

На одном собрании Teams может быть до 250 человек. Однако вы не можете видеть всех участников одновременно. До недавних обновлений вы могли видеть только до четырех активных участников звонка. Теперь у вас может быть одновременно девять участников на экране. Но новое обновление принесло и другие интересные новшества.

Участники собраний Microsoft Teams теперь имеют лучшее качество звука и настраиваемые фоны для собраний. Вы также можете закрепить видео, если вам нужно привлечь больше внимания к конкретному участнику собрания. Другие функции, связанные с собраниями, включают виртуальное лобби, совместное использование экрана и интерактивное устранение неполадок.

Приблизьте свою команду (команды)

Существует множество способов сделать свое рабочее место более эффективным с помощью Microsoft Teams. В основном это приложение для чата и обмена файлами. Но это также фантастический инструмент, когда вам нужно провести видеоконференцию со своей командой.

Планирование встречи с Помощником по планированию делает логистику поиска нужного времени намного более удобной. И если кто-то не является частью вашей организации или команды, он все равно может присоединиться. Просто отправьте им приглашение по электронной почте.

Вы когда-нибудь посещали собрания Microsoft Teams? Или по расписанию? Дайте нам знать в комментариях ниже.