Как добавить участников в группу в SharePoint

SharePoint Online — популярная платформа для совместной работы, которой пользуются более 200 миллионов пользователей. Его цель - в основном управлять оцифрованными документами. Функция группы SharePoint предоставляет администраторам ярлык для предоставления нескольким пользователям одинаковых уровней разрешений для контента и сайтов. Если вам нужно знать, как добавлять пользователей в группу SharePoint, мы описали шаги в этой статье.

Мы также обсудим, как добавить внешних участников в группу, как устранить неполадки, если у вас возникнут проблемы с добавлением внешних участников. Кроме того, мы рассмотрим некоторые другие советы по управлению группами для использования SharePoint Online в Windows и macOS.

Как добавить участников группы в SharePoint?

Для выполнения следующих шагов требуются права на создание группы и управление ею. Чтобы добавить участников в группу с помощью Windows 10:

1. Запустите SharePoint Online, затем получите доступ к своему проекту или сайту.
   
2. Нажмите «Поделиться».
3. В качестве альтернативы, если отображается параметр «Участники», выберите его, а затем «Добавить участников».
   
4. Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите добавить в группу, в текстовом поле «Введите имена, адреса электронной почты или все».
   
5. Имена появятся в окне подтверждения ниже; нажмите на пользователя, чтобы добавить его в поле.
   
6. Повторяйте шаги 3 и 4, пока не будут добавлены все пользователи, которых вы хотите добавить.
7. Если вы хотите добавить примечание к приглашению, выберите «Добавить личное сообщение к этому приглашению».
8. Затем выберите «Поделиться».
   

Чтобы добавить участников в группу с помощью macOS:

1. Запустите SharePoint Online, затем получите доступ к своему проекту или сайту.
   
2. Нажмите «Поделиться».
3. В качестве альтернативы, если отображается параметр «Участники», выберите его, а затем «Добавить участников».
   
4. Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите добавить в группу, в текстовом поле «Введите имена, адреса электронной почты или Все».
   
5. Имена появятся в окне подтверждения ниже; нажмите на пользователя, чтобы добавить его в поле.
   
6. Повторяйте шаги 3 и 4, пока не будут добавлены все пользователи, которых вы хотите добавить.
7. Если вы хотите добавить примечание к приглашению, выберите «Добавить личное сообщение к этому приглашению».
8. Затем выберите «Поделиться».
   

Как удалить участников группы в SharePoint?

Чтобы удалить участников группы через Windows 10:

1. Запустите SharePoint Online, затем получите доступ к своему проекту или сайту.
2. Выберите «Настройки» > «Настройки сайта».
   
3. Выберите параметр «Информация о сайте», если он доступен, вместо «Настройки сайта».
   
4. Нажмите «Просмотреть все настройки сайта».
   
5. В разделе «Пользователи и разрешения» на странице «Настройки сайта» выберите «Люди и группы».
   
6. В «Быстром запуске» щелкните имя группы, из которой вы хотите удалить пользователей.
7. Установите флажки рядом с участниками, которых вы хотите удалить.
   
8. Затем нажмите «Действия» > «Удалить пользователей из группы».
   
9. Затем «ОК» для подтверждения.
   

Чтобы удалить участников группы через macOS:

1. Запустите SharePoint Online, затем получите доступ к своему проекту или сайту.
2. Выберите «Настройки» > «Настройки сайта».
   
3. Выберите параметр «Информация о сайте», если он доступен, вместо «Настройки сайта».
   
4. Нажмите «Просмотреть все настройки сайта».
   
5. В разделе «Пользователи и разрешения» на странице «Настройки сайта» выберите «Люди и группы».
   
6. В «Быстром запуске» щелкните имя группы, из которой вы хотите удалить пользователей.
7. Установите флажки рядом с участниками, которых вы хотите удалить.
   
8. Затем нажмите «Действия» > «Удалить пользователей из группы».
   
9. Затем «ОК» для подтверждения.
   

Как изменить групповые разрешения в SharePoint?

Чтобы изменить разрешения для группы через Windows 10:

1. Запустите SharePoint Online, затем получите доступ к своему проекту или сайту.
2. Выберите «Настройки» > «Настройки сайта».
   
3. Выберите «Информация о сайте», если она доступна, вместо «Настройки сайта».
   
4. Нажмите «Просмотреть все настройки сайта».
   
5. В разделе «Пользователи и разрешения» на странице «Настройки сайта» выберите «Разрешения сайта».
   
6. Установите флажок для группы, разрешение которой вы хотите изменить.
   
7. На вкладке «Разрешения» выберите «Изменить разрешения пользователя».
   
8. Установите необходимые флажки для нового уровня разрешений.
   

Чтобы изменить разрешения для группы через macOS:

1. Запустите SharePoint Online, затем получите доступ к своему проекту или сайту.
2. Выберите «Настройки» > «Настройки сайта».
   
3. Выберите «Информация о сайте», если она доступна, вместо «Настройки сайта».
   
4. Нажмите «Просмотреть все настройки сайта».
   
5. В разделе «Пользователи и разрешения» на странице «Настройки сайта» выберите «Разрешения сайта».
   
6. Установите флажок для группы, разрешение которой вы хотите изменить.
   
7. На вкладке «Разрешения» выберите «Изменить разрешения пользователя».
   
8. Установите необходимые флажки для нового уровня разрешений.
   

Дополнительные часто задаваемые вопросы

Как создать группу в SharePoint?

Чтобы создать группу SharePoint через рабочий стол:

1. Запустите SharePoint Online, затем войдите в свой проект или сайт.

2. Выберите «Настройки» > «Разрешения сайта».

3. Выберите «Дополнительные настройки разрешений».

4. Выберите «Создать группу» на вкладке «Разрешения».

5. В текстовые поля «Имя» и «Обо мне» введите имя и описание группы SharePoint.

6. Укажите одного владельца этой группы безопасности в текстовом поле «Владелец».

7. Укажите, кто может просматривать и редактировать сведения о членстве в группе, в разделе «Настройки группы».

8. В разделе «Запросы на членство» выберите настройки для запросов на выход из группы или присоединение к ней; вы можете указать адрес электронной почты для запросов.

9. Выберите уровень разрешений в разделе «Предоставить групповым разрешениям доступ к этому сайту».

10. Затем выберите «Создать».

Как удалить группу SharePoint?

1. Запустите SharePoint Online, затем войдите в свой проект или сайт.

2. Выберите значок шестеренки «Настройки», затем «Настройки сайта». Выберите «Информация о сайте», если «Настройки сайта» не отображаются.

3. Затем выберите «Просмотреть все настройки сайта». На некоторых страницах вам может потребоваться выбрать «Содержание сайта» > «Настройки сайта».

4. В разделе «Пользователи и разрешения» выберите «Люди и группы».

5. Теперь выберите имя группы SharePoint, которую вы хотите удалить.

6. Выберите «Настройки» > «Настройки группы».

7. Прокрутите страницу вниз и выберите «Удалить».

8. Затем «ОК» в окне подтверждения.

Как добавить внешних участников в группу SharePoint?

1. Запустите SharePoint Online, затем войдите в свой проект или сайт.

2. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

3. Во всплывающем окне на вкладке по умолчанию «Пригласить людей» введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите добавить в группу; убедитесь, что установлен флажок «Отправить приглашение по электронной почте».

4. Чтобы убедиться, что ваши внешние участники не имеют полных разрешений, дважды проверьте, какая группа и уровни разрешений предоставлены. По умолчанию SharePoint устанавливает для группы «Участники» разрешения «Участие».

5. После завершения нажмите кнопку «Поделиться».

Почему я не могу добавить участников в группу на SharePoint?

Если вы получаете сообщения об ошибках при попытке добавить внешних пользователей в группу или разрешения для пользователя не работают должным образом, попробуйте следующее:

Попробуйте очистить кеш веб-браузера

Кэш браузера, в котором хранятся неверные данные, может конфликтовать с SharePoint Online и вызывать ошибки. Чтобы очистить кеш веб-браузера Chrome:

1. Запустите Chrome и щелкните значок меню из трех точек, затем «Настройки».

2. Введите «Кэш» в строку поиска.

3. Выберите «Очистить данные браузера».

4. На основной вкладке включите «Кэшированные изображения и файлы» и «Файлы cookie и другие данные сайта».

5. Затем выберите кнопку «Очистить данные».

Попробуйте разрешить доступ к внешнему типу контента всем/всем пользователям

Чтобы разрешить доступ к внешним типам контента всем или всем пользователям, выполните следующие действия.

1. Запустите SharePoint Online и перейдите в «Центр администрирования SharePoint».

2. Выберите «безопасное хранилище».

3. Нажмите «Идентификатор целевого приложения», затем «Изменить».

4. В разделе «Участники» включите группу «Все», затем прокрутите страницу вниз и нажмите «ОК».

5. Вернитесь в «Центр администрирования SharePoint» и щелкните «bcs».

6. В параметрах «bcs» выберите «Управление моделями BDC и внешними типами контента».

· Убедитесь, что для параметра «Просмотр» установлено значение «Внешние типы контента».

7. Щелкните «Модель BDC», используемую для внешнего содержимого, затем «Установить разрешения хранилища метаданных».

8. В диалоговом окне «Установить разрешения хранилища метаданных» для разрешений включите «Все», затем нажмите «Добавить».

9. Нажмите на группу «Все» из списка существующих учетных записей для «Хранилища метаданных». Убедитесь, что опция «Выполнить» включена.

10. Прокрутите диалоговое окно вниз, чтобы включить следующее:

· «Распространить разрешения на все модели BDC»

· «Внешние системы и внешние типы контента в хранилище метаданных BDC»

11. Теперь нажмите «ОК».

Убедитесь, что внешний общий доступ включен

Внешний общий доступ мог быть отключен в SharePoint, Site и Office 365. Попробуйте повторно включить его, чтобы решить проблему:

1. Запустите «Центр администрирования Microsoft Online».

2. В разделе «SharePoint Online» щелкните ссылку «Управление».

3. На левой панели «окна центра администрирования» выберите «Управление коллекциями веб-сайтов».

4. Выберите «Настройки» через «Панель управления центра администрирования», затем нажмите «Управление внешними пользователями» в меню.

5. Нажмите кнопку «Разрешить», затем «Сохранить», чтобы сохранить изменения.

Одновременное предоставление разрешений группе SharePoint

Группы SharePoint предлагают быстрый и эффективный способ предоставить нескольким людям доступ к контенту и сайтам. Члены группы могут быть внутренними или внешними по отношению к организации. SharePoint Online интегрирован с пакетом Microsoft Office и с 2001 года является одной из популярных платформ для совместной работы.

Теперь, когда мы показали вам, как добавлять участников в группы SharePoint, а также некоторые основные советы по управлению группами, мы хотели бы знать, могли ли участники группы использовать свои разрешения, как ожидалось? Были ли у вас какие-либо проблемы – если да, то как вы их решили? Расскажите нам, что вы думаете о SharePoint Online в целом в разделе комментариев ниже.