Как встроить PDF в файл Excel

Ссылки на устройства

• Андроид
• айфон
• Мак
• Окна
• Отсутствует устройство?

Во многих случаях электронные таблицы Excel используются для организации финансовой информации в логическом формате. И часто исходные данные, используемые для заполнения электронной таблицы, берутся из PDF-файлов финансовых отчетов и счетов-фактур.

Если вы хотите сделать информацию в электронной таблице более полной, вы можете встроить исходный файл PDF. В этой статье мы расскажем, как встроить PDF-файл в электронную таблицу Excel. Кроме того, вы узнаете, как связать PDF-файл с исходным файлом, чтобы любые изменения, внесенные в оригинал, отражались во встроенной копии.

Примечание. Excel для Mac НЕ поддерживает такие объекты, как PDF-файлы, поэтому мы нашли ограниченный обходной путь, который вы можете использовать.

Как встроить PDF в Excel на Mac

Как упоминалось ранее, из-за проблем с безопасностью и политик Apple вы не можете «напрямую» встроить PDF-файл в Excel для Mac, как в Windows. Однако мы обнаружили альтернативное решение, которое может вам подойти. Обычно вы добавляете «объект», который является файлом PDF, и вы можете дважды щелкнуть изображение, чтобы открыть файл, или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Открыть». При создании встроенного PDF-файла Mac вместо этого отображает ошибку «Не удается вставить объект». Mac по-прежнему позволяет вставлять файловые объекты Office, потому что он может сканировать приложение файла (Word, Excel и т. д.) и выполнять проверку безопасности, но все остальное недействительно.

Обнаруженный нами вариант позволяет вставлять изображение или значок в виде файла, а затем добавлять к нему ссылку, по сути делая то же самое, что и вставка объекта PDF, но с ограничениями. Одно отличие состоит в том, что вы должны включить источник в электронную таблицу (как еще одну вкладку) или использовать URL-адрес, ведущий к общему PDF-файлу в облаке. В противном случае получатель не будет иметь к нему доступа. Кроме того, вам необходимо создать эскиз (обычное создание или снимок экрана), выбрать использование изображения в Excel, полученного из файла, или найти общее изображение в библиотеке Office. Выполните следующие действия, чтобы добавить файл PDF в электронную таблицу Excel в macOS.

Добавление PDF-файлов в Excel Mac с помощью вкладок электронных таблиц

Этот метод преобразует PDF-файлы в изображения, которые вы можете вставить в новые вкладки Excel в электронной таблице Mac Excel или поместить их в новые вкладки и связать их. Вы создадите эскизы каждого PDF-файла или используете значки для экономии времени, а затем добавите гиперссылки, которые ведут на соответствующие вкладки или листы PDF.

1. Создать PDF-изображение. Преобразуйте PDF-файл в изображение с помощью стороннего программного обеспечения или веб-сайта PDF-to-image.
2. Создайте миниатюру изображения. Создайте миниатюру для PDF-файла, который будет использоваться в электронной таблице Excel. Сделайте снимок экрана, сократите изображение в формате PDF или используйте стандартное изображение в библиотеке Office.
3. Добавьте изображение в формате PDF: скопируйте/вставьте его на новую вкладку в основной электронной таблице Excel.
4. Откройте «Excel» и книгу, в которую вы хотите встроить PDF.
   
5. Нажмите значок «+» рядом с вкладками внизу, чтобы создать новую вкладку для изображения PDF, созданного на «Шаге 1».
6. Выберите ячейку на новой вкладке, куда вы хотите вставить изображение PDF, затем выберите «Вставить -> Изображения -> Изображение из файла…».
7. Найдите и выберите изображение PDF, затем нажмите «Вставить».
8. Проверьте размещение изображения PDF, чтобы убедиться, что оно выглядит так, как вы хотите.
9. Вернитесь на главную страницу/вкладку электронной таблицы. Выберите ячейку, в которую вы хотите поместить миниатюру PDF — технически она не будет находиться в ячейке, но это действует как заполнитель для ее вставки.
   
10. Нажмите на вкладку «Вставка» вверху и выберите «Фото -> Изображение из файла..» или «Значки» в зависимости от ваших предпочтений.
    
11. Найдите изображение или значок, который вы хотите использовать в качестве ссылки на изображение PDF, и выберите его.
    
12. Измените размер изображения, чтобы оно соответствовало размеру вашей электронной таблицы. Вы также можете обрезать его, чтобы удалить пробелы.
    
13. Теперь, когда у вас есть эскиз, щелкните правой кнопкой мыши (или коснитесь двумя пальцами) изображение/значок и выберите «Гиперссылка».
    
14. Выберите вкладку меню «Этот документ» , выберите имя вкладки PDF, затем нажмите «ОК». связать его.
15. Проверьте ссылку, щелкнув правой кнопкой мыши или коснувшись изображения двумя пальцами и выбрав «Открыть гиперссылку».
16.  
17.  
18. и нажмите «Выбрать», чтобы открыть файловый браузер. Выберите изображение в формате PDF и нажмите «ОК» , чтобы вставить его.
19.  
20.  
21. Для размещенных источников (облака или веб-сайта) убедитесь, что вы выбрали вкладку «Веб-страница или файл» , а затем скопируйте/вставьте URL-адрес PDF-файла в соответствующее поле. Нажмите «ОК», чтобы сохранить ссылку на изображение.
22. Для PDF-файлов, которые вы преобразовали в изображения, вставьте изображение в новую вкладку (внизу электронной таблицы), затем выберите вкладку меню «Этот документ» и нажмите «Выбрать», чтобы открыть файловый браузер. Выберите изображение в формате PDF и нажмите «ОК» , чтобы вставить его.
23. Найдите и выберите файл PDF, который вы хотите связать с миниатюрой в электронной таблице.
    
24. Нажмите кнопку «ОК».
    
25. Чтобы открыть PDF-файл, дважды щелкните значок или щелкните правой кнопкой мыши (или коснитесь двумя пальцами) миниатюры и выберите «Открыть гиперссылку».
    

Выполнив описанные выше шаги, вы получите встроенный PDF-файл в электронную таблицу Excel для Mac. Дважды щелкните изображение, чтобы открыть файл PDF, или щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Открыть гиперссылку». Это так просто!

Добавление PDF-файлов в Excel Mac с помощью заархивированной папки

Поскольку вы не можете встроить PDF-файл в Excel для Mac, вы можете по крайней мере создать папку, содержащую основную электронную таблицу и все PDF-файлы. Получив это, вы можете заархивировать папку и отправить ее по электронной почте или поделиться ею, как вам нужно. Все файлы будут находиться в этой папке, поэтому ссылки на PDF-файлы должны работать нормально.

Совместимость : этот процесс работает для Windows и macOS, но может не работать для устройств iOS (iPhone, iPad), если они не включают способ просмотра PDF-файлов.

1. Создайте папку: создайте новую папку и дайте ей имя, связанное с электронной таблицей.
2. Добавьте файлы: добавьте электронную таблицу Excel в папку и все необходимые PDF-файлы.
3. Создавайте миниатюры PDF: делайте скриншоты PDF-файлов и уменьшайте их размер, чтобы использовать их в качестве ссылок на миниатюры в основной электронной таблице. При желании вы также можете использовать общие значки из библиотеки Office.
4. Откройте «Excel» и книгу, в которую вы хотите встроить PDF.
5. Выберите ячейку, в которую вы хотите поместить миниатюру PDF. Технически изображение не будет находиться в ячейке, но это действует как заполнитель для его вставки.
6. Нажмите на вкладку «Вставка» вверху и выберите «Фото -> Изображение из файла…» или «Значки» , если в качестве эскизов используются стандартные изображения Office.
   
7. Найдите созданное миниатюрное изображение или значок, который вы хотите использовать в качестве ссылки на PDF.
8. Измените размер изображения, чтобы оно соответствовало размеру вашей электронной таблицы. Вы также можете обрезать его, чтобы удалить пробелы.
9. Щелкните правой кнопкой мыши (или коснитесь двумя пальцами) изображения/значка и выберите «Гиперссылка…».
10.  
11. или создайте новый с PDF-файлом и сохраните его в папке, которую можно заархивировать с текущей электронной таблицей.
12. Для PDF-файлов, которые вы преобразовали в изображения, вставьте изображение в новую вкладку (внизу электронной таблицы), затем выберите вкладку меню «Этот документ» и нажмите «Выбрать», чтобы открыть файловый браузер. Выберите изображение в формате PDF и нажмите «ОК» , чтобы вставить его.
13.  
14. Найдите и выберите файл PDF, который вы хотите связать с миниатюрой в электронной таблице.
15. 
16. Нажмите кнопку «ОК».
17. 
18. Чтобы открыть PDF-файл, дважды щелкните значок или щелкните правой кнопкой мыши (или коснитесь двумя пальцами) миниатюры и выберите «Открыть гиперссылку».
19. 

Следуя инструкциям по связыванию PDF-файла в Excel на Mac, вы получите электронную таблицу, которая работает как на Mac, так и на Windows, если вы также включите связанный файл.

Как встроить PDF в Excel на ПК с Windows

Встроить PDF-файл в электронную таблицу Excel в Windows намного проще, чем на Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11 и т. д. позволяют использовать объекты OLE, поэтому вы можете использовать опцию «Вставить -> Объект». В отличие от Mac, вы можете позволить изображению обновляться вместе с файлом, если это необходимо. Однако этот вариант сопряжен с риском для безопасности, поэтому большинство оставляют миниатюру на месте и заканчивают работу. Вот как встроить PDF-файл в Excel в Windows.

1. Запустите «Excel» , а затем таблицу, в которой вы хотите работать.
   
2. На ленте выберите вкладку «Вставка» .
   
3. Нажмите «Текст», затем «Объект».
   
4. Выберите вкладку «Создать из файла» , затем нажмите «Обзор» , чтобы найти файл.
   
5. Выберите PDF-файл, затем выберите «Вставить».
   
6. В окне «Объект», если вы предпочитаете, чтобы файл отображался в виде значка вместо предварительного просмотра, установите флажок «Отображать в виде значка» .
   
7. Чтобы создать ссылку на исходный PDF-файл, чтобы внесенные изменения реплицировались во встроенном файле, установите флажок в поле «Ссылка на файл» . Вам также необходимо разрешить обновленные изображения в настройках.
   
8. Нажмите «ОК» , чтобы сохранить изменения.
   
9. Щелкните правой кнопкой мыши встроенный объект (PDF), затем выберите «Форматировать объект…».
   
10. Перейдите на вкладку «Свойства» и выберите параметр «Переместить и изменить размер с ячейками» .
    
11. Нажмите «ОК» , чтобы сохранить изменения. Значок теперь будет растягиваться, если вы измените размер ячеек.
    

Как встроить PDF в Excel на iPad

У Excel есть приложение для iOS, предлагающее настольные функции. Выполните следующие действия, чтобы встроить файл PDF в электронную таблицу.

1. Откройте приложение «Excel», затем электронную таблицу, в которую вы хотите встроить PDF-файл.
   
2. На ленте выберите вкладку «Вставка».
   
3. Нажмите на «Текст», затем «Объект».
4. Нажмите на вкладку «Создать из файла», затем выберите «Обзор».
5. Выберите расположение файла, например «iCloud», выберите PDF-файл, затем «Открыть».
6. В окне «Объект» установите флажок «Отображать как значок», чтобы отобразить файл в виде значка. Если нет, отобразится предварительный просмотр PDF.
7. Чтобы создать ссылку на исходный файл PDF, чтобы изменения, внесенные в оригинал, были обновлены во встроенном файле, выберите параметр «Связать с файлом».
8. Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.
   По умолчанию значок файла будет отображаться поверх ячеек. Выполните следующие действия, чтобы значок подстраивался автоматически при изменении размера ячеек:
9. Нажмите и удерживайте файл PDF, затем выберите «Форматировать объект…».
10. Нажмите на вкладку «Свойства» и выберите параметр «Переместить и изменить размер с ячейками».
11. Нажмите «ОК».

Как встроить PDF в Excel на iPhone

Выполните следующие действия, чтобы встроить PDF-файл в электронную таблицу с помощью приложения Excel для iOS:

1. Откройте приложение «Excel».
   
2. Откройте электронную таблицу, в которую вы хотите встроить PDF-файл.
   
3. На ленте коснитесь вкладки «Вставка».
   
4. Нажмите «Текст», затем «Объект».
5. Выберите вкладку «Создать из файла», затем «Обзор».
6. Выберите расположение файла, например, «Dropbox».
7.  Выберите PDF, затем «Открыть».
8. В окне «Объект» для отображения файла в виде значка установите флажок «Отображать в виде значка»; в противном случае будет отображаться предварительный просмотр PDF.
9. Если вы хотите, чтобы изменения, внесенные в исходный файл PDF, обновлялись во встроенной версии, выберите параметр «Ссылка на файл».
10. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
    Значок будет отображаться поверх ячеек по умолчанию. Чтобы автоподгонка адаптировалась при изменении размеров столбцов, выполните следующие действия.
11. Нажмите и удерживайте PDF-файл, затем выберите «Форматировать объект…».
12. Перейдите на вкладку «Свойства» и выберите параметр «Перемещение и размер с ячейками».
13. Нажмите «ОК».

Как встроить PDF-файл в Excel на устройстве Android

Выполните следующие действия с помощью приложения Excel для Android, чтобы встроить файл PDF в электронную таблицу:

1. Запустите приложение «Excel».
   
2. Откройте рабочую книгу, в которой вы хотите работать.
   
3. На ленте выберите вкладку «Вставка».
   
4. Нажмите на «Текст», затем «Объект».
5. Коснитесь вкладки «Создать из файла», затем «Обзор».
6. Выберите расположение файла, например, «Google Диск».
7.  Нажмите на PDF, затем «Открыть».
8. В окне «Объект» вы можете отобразить PDF-файл в виде значка, установив флажок «Отображать как значок». В противном случае он будет отображать предварительный просмотр.
9. Чтобы создать активную ссылку на исходный PDF-файл, чтобы любые изменения, внесенные в исходный документ, обновлялись во встроенной версии, установите флажок «Ссылка на файл».
10. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
    По умолчанию значок будет отображаться поверх ваших ячеек Excel. Чтобы убедиться, что он автоматически подходит и адаптируется к любому изменению размера столбца, сделайте следующее:
11. Нажмите и удерживайте файл PDF, затем выберите «Форматировать объект…».
12. Выберите вкладку «Свойства» и установите флажок «Переместить и изменить размер с ячейками».
13. Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

Комплексная отчетность в Excel

Электронные таблицы Excel отлично подходят для хранения, организации и анализа финансовых данных. Его функции обеспечивают удобство и помогают сделать отчеты максимально полными.

Excel позволяет включать исходные файлы для справки с дополнительной возможностью встраивания файлов. Он поддерживает популярные типы файлов, включая PDF. У вас будет возможность отобразить файл в виде значка или предварительного просмотра. Вы также можете создать ссылку на исходный файл, чтобы любые внесенные изменения отражались в версии для встраивания.

Какие еще функции Excel вы используете для комплексной отчетности? Расскажите нам в разделе комментариев ниже.