Как включить отслеживание изменений в Google Таблицах

При работе над Google Sheet с разными соавторами очень важно отслеживать все изменения. Таким образом, каждый может обращаться к новой информации и оставаться в курсе последних событий.

Отслеживать и управлять изменениями в Google Таблицах довольно просто. Есть разные способы сделать это, включив различные функции или используя надстройку. Давайте исследуем их.

Отслеживание изменений путем включения правил уведомления

Аккуратная функция, которая есть в Google Sheets «Правила уведомлений», позволяет вам всегда быть в курсе изменений, внесенных в документ. После того, как вы включите его, вы будете получать электронные письма каждый раз, когда в лист вносятся изменения. Вы можете решить, хотите ли вы получать уведомления каждый раз, когда кто-то вносит изменения, или получать сводку обо всех изменениях.

Давайте посмотрим, как это сделать:

1. Откройте нужный лист и найдите «Инструменты».
   
2. Прокрутите вниз и нажмите «Правила уведомлений».
   
3. Выберите «Внесены любые изменения».
   
4. Затем в разделе «Уведомить меня с помощью…» выберите между получением электронных писем сразу или ежедневным дайджестом.
   
5. Нажмите «Сохранить».
   

Отслеживайте изменения, включив историю версий

Еще один полезный способ отслеживать изменения в Google Таблицах — включить «Историю версий». Эта функция дает обзор всех правок, а также подробную информацию, например, кто внес изменения и когда. Вот как это сделать:

1. Откройте нужный лист и перейдите в «Файл».
2. В раскрывающемся меню выберите «История версий» и нажмите «Просмотреть историю версий».

В правой части листа будет полоса, показывающая имена редакторов разными цветами. Теперь все новые изменения будут выделены цветом, представляющим человека, внесшего изменения.

Отслеживайте изменения с помощью Sheetgo

Существует надстройка под названием Sheetgo , которая позволяет вам легко отслеживать изменения в ваших таблицах Google и автоматически импортировать данные каждый день. Во-первых, вам нужно установить надстройку . Затем вам следует открыть лист, на котором вы хотите отслеживать ежедневные изменения, и лист с необходимыми данными. Вот как начать использовать надстройку:

1. Перейдите в «Дополнения».
2. В раскрывающемся меню выберите «Sheetgo», а затем «Пуск».
3. Панель автоматически откроется с правой стороны листа.

Теперь, когда вы это сделали, давайте посмотрим, как импортировать данные из текущего листа в тот, где вы хотите отслеживать изменения.

1. Перейдите к листу, на который вы хотите импортировать данные.
2. Нажмите на кнопку «Начать подключение», а затем «Импорт данных».
3. Вы сможете увидеть разные листы, поэтому выберите тот, который вам нужен.
4. После того, как вы нажмете на нее, вы увидите опцию «Настройки».
5. Разверните вкладку «Настройки», и вы увидите различные параметры.

После того, как вы выполните эти шаги, вам также нужно будет включить «Добавить данные», чтобы завершить процесс. Таким образом, надстройка автоматически добавляет данные ниже ранее импортированных данных. Вы также должны поставить галочку «Включить форматирование переноса», чтобы оба ваших листа выглядели одинаково.

Вы можете выбрать имя соединения для будущих ссылок. В разделе «Автоматическое обновление» вы можете решить, как часто и в какое время вы хотите, чтобы импорт данных происходил. Включение этой опции и выбор частоты импорта данных позволяет получать ежедневные обновления изменений.

Наконец, нажмите «Готово», чтобы завершить процесс. Новые данные теперь будут ежедневно добавляться под существующими. Каждый день открывая лист, вы будете получать свежую информацию, позволяющую отслеживать изменения.

Это дополнение полезно, так как требует только однократного подключения. Как только вы это сделаете, вы сможете следить за изменениями в своих таблицах Google автоматически и ежедневно.

Примечание. Вы можете отключить «Автоматическое обновление» или изменить частоту импорта данных. Обратитесь к разделу выше, если вы хотите это сделать.

Отслеживайте изменения, включив «Условное форматирование»

Визуальное представление изменений может быть очень простым способом отслеживать все изменения. В Google Таблицах есть такая возможность — вам просто нужно ее включить. Вот как это сделать:

1. Выберите все данные (ячейки), в которых вы хотите использовать условное форматирование.
2. Перейдите в «Формат» и найдите «Условное форматирование».
3. В раскрывающемся меню в разделе «Правила форматирования» вы увидите «Правила форматирования, если…».
4. Здесь вам нужно будет выбрать «Не пусто».
5. Далее в разделе «Стиль форматирования» вы можете выбрать цвет фона или шрифт букв.
6. Нажмите «Готово».

Допустим, вы выбрали синий в качестве цвета фона. Если человек вводит данные или вносит изменения в отформатированные ячейки, ячейка, в которой они это делают, становится синей. Просто как тот!

Отслеживайте изменения, включив «Историю ячеек»

Если вы хотите отслеживать изменения, внесенные только в одну ячейку, вы можете сделать это, включив новую опцию «История ячеек». Это позволяет увидеть имя соавтора, внесшего изменение, и отметку времени изменения. Вот как это сделать:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и нажмите «Показать историю редактирования».
2. Вы увидите стрелки, которые вы можете перемещать слева направо, чтобы увидеть изменения.

Поздравляем!

Теперь у вас не возникнет проблем с включением отслеживания изменений в Google Таблицах. Существуют различные способы сделать это. Вы можете включить «Правила уведомлений», «Историю версий», «Условное форматирование», «Историю ячеек» или получить дополнение, такое как Sheetgo.

Пробовали ли вы какой-либо из методов раньше? Какой из них лучше всего подходит для вас? Дайте нам знать в комментариях ниже.