Функция отслеживания изменений должна быть включена при повторном открытии документа.

Чтобы функция отслеживания изменений оставалась включенной после повторного открытия документа, откройте документ, выберите в меню «Отслеживание изменений» пункт « Включить для меня и всех» и сохраните документ или разрешите редактору сохранить его. Этот выбор применяется к текущему документу и всем его пользователям; это не является личным параметром по умолчанию для всех файлов в вашей учетной записи. Если вам нужно отслеживание только для вашей текущей сессии, выберите вместо этого пункт «Включить для меня» .

Это различие важно, когда необходимо обеспечить единообразное отображение всех изменений в общем черновике. В приведенном ниже примере команда просматривает план проекта. Скриншоты представляют собой иллюстрации интерфейса; названия пунктов меню и их поведение соответствуют текущей документации ONLYOFFICE.

Что означает "по умолчанию" в ONLYOFFICE Docs?

ONLYOFFICE предоставляет два способа включения отслеживания: на уровне сессии и для всего документа. В режиме «Включено для меня» отслеживание продолжается в течение текущей сессии редактирования, но отключается при перезагрузке или повторном открытии документа. В режиме «Включено для меня и для всех» отслеживание доступно для всех пользователей и остается включенным при перезагрузке или повторном открытии документа.

Такое сохранение настроек относится к поведению на уровне документа. В официальном руководстве пользователя описывается, что параметр «для меня и всех» применяется ко всем пользователям при перезагрузке документа. Там также говорится, что другой пользователь может отключить этот общий параметр для всех. Таким образом, это подходит для черновика или документа с общей политикой, но это не неизменяемая блокировка и не настройка для всего клиента. В руководстве не описывается универсальная настройка по умолчанию для каждого пользователя, которая автоматически запускает отслеживание изменений в каждом новом документе.

Как отслеживать состояние всех участников?

1. Откройте документ с правами редактирования. Найдите документ в подключенном хранилище и откройте его в редакторе документов ONLYOFFICE. Если файл предназначен только для просмотра, запросите у его владельца права на редактирование или проверку; пользователь, осуществляющий просмотр, не сможет внести эти изменения на уровне документа.
2. Откройте меню «Отслеживание изменений». На верхней панели выберите «Совместная работа» , затем нажмите «Отслеживание изменений» . В зависимости от макета редактора вы также можете использовать элемент управления состоянием «Отслеживание изменений» в правом нижнем углу строки состояния. Если нажатие на этот элемент управления напрямую переключает отслеживание, откройте его меню или стрелку, чтобы увидеть варианты области действия.
3. Выберите «Включить для меня и для всех». Не выбирайте «Включить для меня», если после повторного открытия документа отслеживание должно быть включено и для коллег. Глобальная опция вступает в силу для текущего документа и всех соавторов. ONLYOFFICE может отобразить уведомление, поскольку эта настройка изменяет состояние общего документа.
4. Внесите небольшую, преднамеренную правку. Добавьте короткое слово или фразу в безопасном тестовом месте, затем убедитесь, что вставка отображается как отслеживаемое изменение. Это проверяет, действительно ли отслеживание регистрирует изменения, а не просто отображает активный элемент управления на ленте.
5. Сохраните и снова откройте документ. При развертывании в режиме онлайн изменения обычно сохраняются через интеграцию с подключенным хранилищем. Если автосохранение отключено или приложение-хост запрашивает сохранение, используйте доступную команду «Сохранить» и дождитесь завершения. Закройте документ, снова откройте его и убедитесь, что функция «Отслеживание изменений» по-прежнему включена. Удалите или примите тестовое редактирование, если оно не является частью документа.

Эта настройка блокирует функцию отслеживания изменений?

Нет. Общая настройка сохраняется при повторном открытии, но другой пользователь может выбрать «Выключено для меня и для всех ». В документации ONLYOFFICE указано, что такое изменение отключает отслеживание для всех пользователей, и соответствующее предупреждение отображается соавторам. Если ваш процесс требует ведения журнала аудита, согласуйте, кому разрешено изменять эту настройку, и проверьте историю версий документа или настройки вашей платформы хранения. Выбор «Включено для всех» не следует рассматривать как политику административного принуждения.

Доступ только для рецензирования — это другой случай. В ONLYOFFICE указано, что функция отслеживания изменений включена по умолчанию для рецензента и не может быть отключена, если документ предоставлен в общий доступ с правами только для рецензирования. Этот режим предназначен для внесения предложений: рецензенты вносят изменения, а лицо с соответствующими правами принимает или отклоняет их. Используйте его, когда рецензент должен предлагать правки, не редактируя непосредственно основной текст.

Может ли интеграция обеспечить возможность проверки при открытии документа?

При интеграции встроенных документов конфигурация редактора управляется основным приложением. В разделе часто задаваемых вопросов по API ONLYOFFICE объясняется, как document.permissionsопределяется способ открытия документа в режиме отслеживания изменений/рецензирования. Для обеспечения возможности как редактирования, так и рецензирования (включая возможность переключения пользователей в режим рецензирования) конфигурация включает в себя:

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

При использовании edit: falseпараметров и review: trueдокумент открывается только для просмотра. Это права доступа, предоставляемые интеграцией, а не глобальная настройка, которую может установить обычный пользователь в редакторе. Администраторам следует применить параметр в конфигурации документа хоста и проверить его в интегрированном редакторе. Перед внедрением изменений конфигурации используйте текущую документацию API для интеграции и версию Docs.

Для обычного использования в ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud, ownCloud или другой подключенной платформе используйте опцию «Общий доступ» в меню редактора, а не редактируйте конфигурацию API. Хост-приложение может контролировать разрешения, сохранение, шаблоны и доступные функции панели инструментов.

Почему этот вариант выбора отсутствует или не сохраняется?

• Вы выбрали «Включено для меня». Это относится только к текущей сессии. Откройте меню и выберите «Включено для меня и всех».
• У вас есть только доступ для ознакомления или для просмотра. Доступ только для ознакомления включает автоматическое отслеживание, в то время как доступ для просмотра не дает вам возможности изменять настройки общего доступа. Попросите владельца файла проверить уровень доступа.
• Эта опция может быть изменена одним из соавторов. Возможно, другой редактор изменил общие настройки. Снова откройте меню «Отслеживание изменений» и проверьте, сохраняется ли выбранное состояние.
• Редактор некорректно сохранил или перезагрузил документ. Убедитесь, что хранилище хоста сообщает о сохранении документа, затем откройте тот же файл, а не загруженную копию или более старую версию.
• Вы просматриваете настройки отображения. В меню «Файл» > «Дополнительные настройки» находятся параметры отображения изменений, внесенных в ходе рецензирования, например, всплывающие подсказки или всплывающие уведомления. Они влияют на внешний вид изменений, внесенных в ходе рецензирования, а не на то, отслеживаются ли правки в документе.

Проверьте результат

Откройте тот же общий документ и проверьте элемент управления «Отслеживание изменений». Затем внесите одно безобидное изменение и убедитесь, что вставленный или удаленный текст помечен для проверки. Если элемент управления показывает, что отслеживание включено, но изменение не отмечено, убедитесь, что вы находитесь в редактируемом документе и что изменение было внесено после того, как отслеживание стало активным. Если вам необходимо, чтобы отслеживание запускалось для каждого вновь созданного файла, используйте шаблон уровня хоста или конфигурацию интеграции только в том случае, если ваша платформа поддерживает и документирует этот рабочий процесс; параметр редактора «Включено для меня и для всех» применяется к текущему документу.

Официальные ссылки

• Центр поддержки ONLYOFFICE: Просмотр документов — параметры меню, сохранение изменений, режим только для просмотра и отображение отслеживаемых изменений.
• Часто задаваемые вопросы по API ONLYOFFICE Docs: Совместное использование — настройка редактора для открытия документов с включенной функцией проверки/отслеживания изменений.
• API для работы с документами ONLYOFFICE: Рецензирование — права на рецензирование и их взаимодействие с правами на редактирование.
• Центр поддержки ONLYOFFICE: Расширенные настройки редактора документов — параметры отображения, в том числе способ отображения изменений, внесенных в ходе рецензирования.