Как использовать слияние в Word для объединения документов

В Word есть функция слияния писем, которая объединяет письма, электронные письма, контракты, расчетные листки и уведомления для создания объемного контента с одинаковым содержанием без необходимости вводить его вручную, что экономит время и операции. Функция слияния писем доступна во всех версиях Word, от Word 2007 до Word 2019. В следующей статье читателям будет рассказано, как использовать функцию слияния писем в Word.

• Как объединить текст, объединить письма Mail Merge Word 2016

Инструкции по использованию слияния почты в Word

Сначала вам необходимо подготовить файл Excel с полным списком имен и файл Word с шаблоном пригласительного письма или его содержимым для рассылки по электронной почте.

Шаг 1:

В интерфейсе Word есть форма. Нажмите «Рассылки» , а затем нажмите «Начать слияние», как показано ниже. Продолжайте нажимать на элемент Пошаговый мастер слияния .

Шаг 2:

В интерфейсе, отображающем шаги, сначала вы выбираете тип создаваемого электронного письма, включая:

• Письма: Тип пригласительного письма.
• Сообщения электронной почты: Электронная почта.
• Конверты: Конверты.
• Метки: Отправка по метке.
• Каталог: Почта по категориям.

Затем нажмите кнопку «Далее».

Шаг 3:

На этом этапе вы выберете шаблон письма для слияния текста , включая:

• Использовать текущий документ: Использовать текущий открытый документ.
• Начните с шаблона: используйте шаблон в Word.
• Начать с существующего документа: использовать существующие или созданные шаблоны писем, сохраненные в Word.

Нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему шагу.

Шаг 4:

На этом этапе мы выбираем данные из файла Excel, содержащего список имен. Нажмите «Обзор…» , чтобы выбрать файл Excel .

Теперь отобразите интерфейс в Word с листами документа Excel. Щелкните лист, содержащий данные, которые вы хотите использовать, и нажмите «ОК», чтобы продолжить.

В это время будет отображено полное содержимое столбцов в файле Excel . Вы можете выбрать или снять отметку с информации в интерфейсе. Нажмите ОК, чтобы продолжить. Затем нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему шагу.

Шаг 5:

На этом этапе у вас будет возможность добавить или отредактировать информацию в письме о слиянии, если вы еще не закончили написание шаблона. Если форма уже заполнена, пропустите этот шаг и нажмите «Далее», чтобы продолжить.

Шаг 6:

На этом этапе вы щелкаете по месту, куда вы хотите вставить содержимое, затем нажимаете кнопку «Вставить поле слияния» и выбираете поле, которое вы хотите получить , в первую очередь имя человека.

Теперь будет отображено имя поля. Чтобы отобразить имя человека , посмотрите на столбец содержимого справа, щелкните стрелку у поля «Получатель» , чтобы изменить элементы в списке . Сразу же отобразится имя человека, которого вы хотите внести в список.

Далее вы нажимаете на другой контент ниже, чтобы заполнить информацию, мы также нажимаем «Вставить поле слияния» , а затем выбираем поле для заполнения контентом , вот позиция. Затем название заголовка, соответствующее указанному выше имени, будет отображено в виде файла Excel. При нажатии на стрелку в поле «Получатель» содержимое полей немедленно меняется.

Теперь вы можете распечатать приглашение, и все готово.

Наконец, нажмите «Далее», чтобы завершить процесс слияния писем в Word.

Шаг 7:

После завершения нажмите кнопку «Завершить и объединить» и выберите «Отправить сообщения по электронной почте» ниже.

Затем вы заполняете текст электронного письма, которое хотите отправить, и нажимаете «ОК», чтобы открыть Outlook на своем компьютере и отправить электронное письмо через Outlook. В случае использования Gmail вам необходимо сохранить его как отдельный doc-файл, а затем отправить его по электронной почте.