6 полезных функций Microsoft Office, о которых мало кто знает

В Microsoft Office много функций, но большинство людей используют лишь самые верхние из них. Даже после десятилетия использования люди все еще находят скрытые жемчужины, которые значительно повышают их производительность и рабочий процесс.

Оглавление

• 1. Диктовка и транскрипция
• 2. Поиск Microsoft
• 3. Сфокусированный почтовый ящик Outlook
• 4. Быстрые шаги в Outlook
• 5. Сравнение документов в Word
• 6. Математический решатель в OneNote

1. Диктовка и транскрипция

Хотите более быстрый способ изложить свои мысли на бумаге? Функция «Диктовка» в Microsoft Word позволяет преобразовывать речь в текст. Чтобы начать работу, перейдите на вкладку «Главная» , нажмите «Диктовка» и предоставьте микрофону необходимые разрешения.

Теперь вы можете начать говорить, а Microsoft Office позаботится о наборе текста. Точность во многом зависит от вашего акцента и скорости речи. Вы можете дополнительно настроить параметры диктовки, чтобы включить автоматическую пунктуацию и отфильтровать деликатные фразы.

Если вам нужно нечто большее, чем просто диктовка в реальном времени, вы можете использовать функцию «Транскрибировать» в Word и OneNote, чтобы сосредоточиться на прослушивании, а не на заметках. Эта функция преобразует речь в текстовые стенограммы с информацией о говорящем, временными метками и возможностью редактирования или вставки разделов в документ. Вы можете записывать или загружать предварительно записанные аудиофайлы для расшифровки.

2. Поиск Microsoft

Функция поиска в приложениях Microsoft Office, таких как Word и Excel, — это не только инструмент поиска справки, но и функция преобразования текста в команду, позволяющая быстро выполнять определенные действия без необходимости прокручивать ленту. Например, чтобы вставить таблицу, нажмите на строку поиска, введите « вставить таблицу» и, наконец, нажмите «Добавить таблицу» .

Аналогичным образом вы можете добавлять или удалять столбцы, диаграммы, водяные знаки и многое другое в своем документе, не прибегая к ручной навигации по ленте. В Excel вы можете использовать функцию поиска для поиска формул, сортировки данных или применения параметров форматирования.

3. Сфокусированный почтовый ящик Outlook

Сортировка входящих сообщений в Outlook — это функция повышения производительности, которая помогает вам поддерживать порядок, автоматически упорядочивая электронную почту. При включении этой функции важные сообщения отправляются на вкладку «В центре внимания», а менее важные сообщения, такие как информационные бюллетени и рекламные акции, перенаправляются на вкладку «Другое», что помогает сократить количество отвлекающих факторов.

Сортировку входящих сообщений можно включить в настройках Outlook. Откройте Outlook, выберите «Входящие» и откройте вкладку «Вид» . Затем нажмите «Просмотр настроек» в левом верхнем углу.

На вкладке «Макет» выберите «Сортировать сообщения по отсортированным» и «Другие», чтобы включить сортировку входящих сообщений.

Focused Inbox использует фильтрацию для определения приоритетности писем на основе ваших прошлых взаимодействий с важными контактами и отправителями. Однако вы также можете вручную перемещать письма на вкладку «Отсортированные». Выберите и щелкните правой кнопкой мыши письмо, которое вы хотите переместить, выберите «Переместить» , затем выберите «Отсортировано» или «Другое » в зависимости от того, куда вы хотите отправить письмо.

4. Быстрые шаги в Outlook

Быстрые действия в Outlook помогут вам быстрее управлять электронной почтой, применяя несколько действий всего одним щелчком мыши. Например, вы можете создать быстрый шаг для пересылки писем от определенного отправителя руководителю группы и одновременного перемещения их в папку. Вы также можете настроить сочетания клавиш для еще более быстрого доступа.

Вы можете настроить быстрые действия в настройках Outlook, используя предопределенные действия, или настроить их в соответствии со своими потребностями. Вы также можете создавать собственные быстрые шаги для таких задач, как сохранение писем в качестве шаблонов для последующего использования.

5. Сравнение документов в Word

Microsoft упрощает сравнение двух документов в Word, хотя эта функция доступна только в настольной версии. Эта функция позволяет вам просматривать изменения, выявлять различия и выявлять любые проблемы перед окончательной доработкой документа.

Чтобы сравнить документы в Word, перейдите на вкладку «Рецензирование» , нажмите «Сравнить » и выберите «Сравнить документы» . В диалоговом окне «Сравнение документов» загрузите исходный и измененный документы с локального диска, а затем нажмите «ОК» , чтобы продолжить.

Затем Word объединит два документа и отобразит различия в виде комментариев на боковой панели. Если вы удовлетворены своими правками, вы можете объединить их с исходным документом.

Чтобы объединить документ, на вкладке «Рецензирование» щелкните раскрывающееся меню «Принять» , затем выберите «Принять все изменения» .

6. Математический решатель в OneNote

OneNote — великолепное приложение для создания заметок по многим причинам. Если вы студент, это приложение также может помочь вам быстро решать математические задачи или выполнять вычисления.

Чтобы увидеть возможности OneNote по решению математических задач в действии, запишите математическое выражение или уравнение без пробелов, а затем поставьте знак равенства, чтобы получить ответ. Например, введите (25+75)/2= и нажмите Enter , чтобы увидеть результат.

OneNote может выполнять простые арифметические и алгебраические действия, а также решать некоторые более сложные уравнения. Если у вас есть учетная запись Microsoft Work или School, вы также можете получить доступ к функции Math Assistant для более сложных вычислений.