5 распространенных ошибок при резервном копировании электронной почты

Вы начинаете создавать резервные копии своих писем после случайного удаления. Однако, к сожалению, в этом процессе люди часто совершают множество ошибок. Если вы делаете резервные копии своих писем поверхностно или не делаете этого вообще, эти ошибки могут стоить вам жизни.

Оглавление

• 5. Слишком долгое ожидание между резервными копиями
• 4. Резервное копирование только выбранных папок
• 3. Не проверяется возможность восстановления резервной копии
• 2. Рассчитывайте на единое резервное хранилище
• 1. Не шифруйте резервные копии

5. Слишком долгое ожидание между резервными копиями

Легко предположить, что ваши электронные письма в безопасности в вашем почтовом ящике, и откладывать резервное копирование дольше, чем это необходимо. Но тем временем ситуация может ухудшиться. Например, вы можете оказаться заблокированным в своей учетной записи Google или случайно удалить одно или несколько писем и вложений. На самом деле многие думают, что могут создавать резервные копии каждый месяц, пока не потеряют всю важную цепочку писем.

К счастью, вы можете легко выработать привычку ежедневно или даже еженедельно выполнять резервное копирование своей электронной почты. Действия по резервному копированию будут различаться в зависимости от вашего провайдера электронной почты. Однако для Gmail , одного из самых популярных поставщиков услуг электронной почты, вы можете использовать Google Takeout для экспорта своих данных. Затем вы можете сохранить данные на внешнем жестком диске, в облачном сервисе или другом подобном месте, к которому у вас будет легкий доступ.

4. Резервное копирование только выбранных папок

Может показаться, что резервное копирование только выбранных писем или писем в определенной папке — хорошая идея, но иногда это может иметь обратный эффект. Важные данные могут потеряться в электронных письмах в местах, где вы и не подумали бы сделать резервную копию, например, в папке «Акции» или «Отправленные».

Конечно, только вы можете решить, какие данные стоит сохранять. Но одно правило, которому вы должны следовать, — это делать резервную копию важных данных дважды (один раз в облаке и один раз локально), а не столь важные данные следует резервировать только один раз. Вы также можете создать резервную копию всех больших файлов дважды, так как их зачастую сложнее всего восстановить в случае потери. Вложения, такие как контракты и многостраничные документы, должны быть в приоритете, чтобы вы всегда могли получить к ним доступ.

3. Не проверяется возможность восстановления резервной копии

Когда вы начнете резервное копирование данных, вы не заметите, что ваши файлы экспортируются неправильно. Вы предполагаете, что вы загрузили файлы и готовы к резервному копированию в ваше хранилище. Вы понимаете, что что-то не так, только когда пытаетесь восстановить некоторые из писем в нем.

Если вам повезет, вы сможете обнаружить эту ошибку довольно рано и не потерять важные данные. Поэтому, если вы новичок в резервном копировании электронной почты, обязательно проверьте, сможете ли вы восстановить свои данные со временем. Откройте содержимое файлов резервной копии и проверьте, что все загружается правильно и вы можете получить доступ ко всем своим данным.

2. Рассчитывайте на единое резервное хранилище

​​​​​​​​Использование только одного метода резервного копирования может иметь катастрофические последствия. Подумайте об этом: что бы вы сделали, если бы все ваши резервные копии хранились на вашем ноутбуке, а он внезапно сломался или был утерян? Это та ситуация, в которой вы не хотели бы оказаться, особенно когда вам действительно нужно восстановить старое электронное письмо.

Даже самые безопасные хранилища могут выйти из строя. Например, жесткие диски могут выйти из строя, а облачные сервисы могут быть взломаны. Вот почему лучше иметь резервные копии хотя бы в нескольких разных местах. В идеале вы хотите, чтобы одно из них было физическим местоположением, а другое — облачным сервисом. Вы также можете применить правило 3-2-1, которое по сути означает:

• Периодически вы делаете 3 копии всех важных писем и вложений.
• Вы выбираете 2 типа мест хранения, чтобы свести к минимуму вероятность потери данных из-за сбоя оборудования или проблем с учетной записью/подключением.
• Наконец, копию ваших данных необходимо отправить в физическое хранилище, находящееся за пределами вашего офиса.

1. Не шифруйте резервные копии

Любые типы данных, которые вы копируете, должны быть зашифрованы для защиты от несанкционированного доступа. Многие люди предпочитают все упрощать, поэтому они долгое время оставляли резервные копии своей электронной почты незашифрованными. Но если вы имеете дело с конфиденциальной информацией, это не то, что следует откладывать. Это может показаться ненужным шагом, но он может значительно помочь защитить ваши данные, если кто-то попытается получить доступ к вашим файлам.

Если вы решили зашифровать свои данные, обязательно сохраните ключ шифрования в надежном месте и отдельно от резервных копий, чтобы не потерять его. Помните, что без ключа ваши данные будут фактически утеряны.

Многие люди раньше думали, что им никогда не придется создавать резервные копии своих писем, поскольку они надежно хранятся в почтовом ящике, и они не хотят усложнять себе жизнь. Только когда вы начнете делать резервное копирование своей электронной почты, вы поймете, что на самом деле это не так уж и сложно. Спокойствие, которое приходит от осознания того, что вы можете получить доступ к любому письму или вложению в любое время, стоит затраченных усилий. Если вы откладывали резервное копирование электронной почты или других данных, ознакомьтесь с этими советами по быстрой настройке резервного копирования, которые помогут вам не сбиться с пути.