4 скрипта, чтобы сделать Google Sheets сильнее

Google Sheets или Google Sheets - один из самых мощных бесплатных инструментов, позволяющий вам отслеживать, анализировать или делать заметки обо всем, что вы только можете себе представить. Не останавливаясь на достигнутом, вы можете расширить его возможности с помощью Googe Scripts (Google Script).

Скачать Google Sheets для iOS

Скачать Google Sheets для Android

Google Scrips звучит сложно и запутанно. Вы можете подумать, что это требует передовых знаний в области программирования, но это не так. Эта статья познакомит вас с четырьмя простыми сценариями, которые помогут вам настроить функции, автоматически создавать диаграммы на основе любых данных, настраивать ваше меню в Google Sheets и даже автоматизировать его. ежемесячная доставка по электронной почте.

1. Создайте свои собственные пользовательские функции

Создание пользовательских функций - это один из самых простых способов создания сценариев Google, которые могут улучшить работу с Google Sheets. Google Sheets предоставил длинный список доступных функций. Вы можете просмотреть самые популярные из них, нажав на значок функции в меню.

Затем нажмите на Дополнительные функции ..., чтобы открыть список алгоритмов, финансов, методов и многое другое. Тем не менее, Google Scripts дает вам гибкость в создании ваших собственных формул.
Чтобы создать первую пользовательскую функцию, сначала нужно открыть редактор сценариев, нажав « Инструменты»> «Редактор сценариев».

Вы должны увидеть окно, похожее или похожее на приведенное ниже.

Что вам нужно сделать, это заменить то, что находится в этом окне, на ваши собственные пользовательские функции Имя функции совпадает с именем, которое вы начнете вводить в ячейку в Google Sheets после символа «=», чтобы вызвать вашу формулу. Функция для преобразования Цельсия в градусы Фаренгейта будет выглядеть следующим образом:

функция CSTOFH (вход) {
возвращать вход * 1,8 + 32;
}

Вставьте вышеуказанные функции в окно кода, затем выберите « Файл»> «Сохранить» , назовите проект «CelsiusConverter» и нажмите « ОК».

Это все, что вам нужно сделать. Вы начинаете использовать вашу новую функцию, набирая «=», а затем свою функцию с введенным числом для преобразования:

Нажмите Enter, и вы получите результаты.

2. Автоматически создавать диаграммы

У вас может быть новая электронная таблица каждый месяц с новыми данными, и вы хотите автоматически создавать новую диаграмму без необходимости ее повторного создания каждый месяц. Вы можете сделать это, создав функцию, которая создаст для вас новую диаграмму на основе данных в текущей рабочей книге, которую вы открыли.

Предположим, что вы учитель, и в конце года у вас есть таблица для каждого учащегося со списком ежемесячных результатов тестов:

Что вы хотите сделать, это запустить одну функцию для этой таблицы, которая будет автоматически генерировать график в считанные секунды. Сценарий будет выглядеть так:

function GradeChart () {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet ();
var sheet = spreadsheet.getSheets () [0];

var gradechart = sheet.newChart ()
.setChartType (Charts.ChartType.LINE)
.addRange (sheet.getRange ('A1: B11'))
.setPosition (5, 5, 0, 0)
.build ();

sheet.insertChart (gradechart);
}

Все, что вам нужно сделать, это открыть электронную таблицу каждого учащегося и щелкнуть значок запуска в меню в Google Scripts, чтобы автоматически создать диаграмму.

Всякий раз, когда вы нажимаете значок запуска, он запускает сценарий, созданный вами в «активной» электронной таблице (книга, которую вы открыли на текущей вкладке браузера).

Для отчетов, которые вы должны создавать регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, функция автоматического построения графиков действительно может сэкономить вам много времени, поскольку вам не нужно создавать заново. Когда вы хотите импортировать данные диаграммы на новый лист.

3. Создать собственное меню

Если вы не хотите, чтобы скрипт автоматически генерировал диаграммы, и хотите, чтобы эта функция была у вас под рукой в ​​системе меню в Google Sheets, вы можете сделать это.

Чтобы создать собственное меню, вам нужно каждый раз открывать электронную таблицу для нового пункта меню. Вы можете сделать это, создав функцию onOpen () в окне редактора скриптов над функцией Gradechart, которую вы только что создали.

function onOpen () {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive ();
var menuItems = [
{name: 'Create Grade Chart ...', functionName: 'GradeChart'}
];
spreadsheet.addMenu («Графики», menuItems);
}

Сохраните код, а затем перезагрузите электронную таблицу. Вы обнаружите, что появляется новый пункт меню с именем, которое вы указали в своем скрипте. Нажмите на меню, и вы увидите пункт меню для этой функции.

Нажмите на пункт меню, и он запустит те же функции, что и при нажатии значка запуска в редакторе Google Scripts.

4. Отправьте отчет автоматически

Последний скрипт - это скрипт, который отправит электронное письмо из Google Sheets. Это может быть полезно, если вы управляете большой группой людей и вам необходимо отправить несколько электронных писем на одну и ту же тему. Возможно, вы выполнили оценку эффективности с каждым членом команды и записали свои комментарии для каждого пользователя в таблицах Google. Это очень удобно и экономит время, если вы просто запускаете один скрипт, и отзывы будут автоматически отправляться 50 или 60 людям одновременно, без необходимости создавать каждое электронное письмо и отправлять его индивидуально. В этом сила скриптов Google.

Подобно тому, как вы создали сценарии выше в этой статье, вы создадите сценарий для автоматической отправки отчета, перейдя в редактор сценариев и создав функцию sendEmails () следующим образом: :

function sendEmails () {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet ();
var startRow = 2; // Первая строка данных для обработки
var numRows = 7; // Количество строк для обработки
var dataRange = sheet.getRange (startRow, 1, numRows, 3)
var data = dataRange.getValues ​​();
for (i в данных) {
var row = data [i];
var emailAddress = row [1]; // Второй столбец
var message = row [2]; // Третий столбец
var subject = "Мои заметки к обзору";
MailApp.sendEmail (emailAddress, тема, сообщение);
}
}

Итак, предположим, что вы организовали рабочий лист, как показано здесь.

Приведенный выше скрипт выполнит все действия в каждой строке таблицы и отправит электронное письмо на адрес во втором столбце с сообщением, введенным в третьем столбце.

Функция sendEmail в Google Scripts является одной из самых мощных функций в Google Scripts, потому что она открывает мир автоматизации электронной почты, который вы никогда раньше не рассматривали.

Если на самом деле у вас есть кто-то другой, ответственный за импорт данных в вашу электронную таблицу Google, и если вы автоматически доставляете электронные письма на основе введенных данных, вы можете сделать что-то вроде отправки ежемесячного отчета в Босс, которому никогда не нужно открывать электронную почту своего клиента. Скрипт может автоматически сделать всю работу за вас.

Все эти функции Google Scripts покажут вам, что с помощью нескольких простых строк кода Google Scripts имеет право автоматизировать часть или все Google Sheets. Эта автоматизация может быть настроена на выполнение по расписанию или запуск в любое время, когда вы захотите их включить. В любом случае, они предоставляют вам способ автоматизировать большую работу, не тратя много сил и времени.