3 любимых способа использования Copilot в Outlook

Microsoft Copilot — мощный инструмент, повышающий производительность всех продуктов Microsoft 365, включая Outlook. Copilot в Outlook предоставляет ряд возможностей для управления почтой и повышения эффективности общения. Вот три полезных способа контролировать свой почтовый ящик.

Примечание : для использования Copilot в Outlook (и других приложениях Microsoft 365) требуется лицензия Copilot — будь то лицензия Microsoft 365 Copilot, выданная вашей организацией, или подписка Copilot Pro через вашу личную учетную запись Microsoft (стоимость которой составляет 20 долларов США в месяц).

1. Подведите итоги длинных цепочек писем

Длинные цепочки электронных писем могут быстро стать хаотичными, что затруднит отслеживание ключевых деталей. Copilot в Outlook помогает быстро и легко извлекать важные сведения и указания для действий из длинных цепочек электронных писем (также известных как разговоры). Инструмент может легко извлекать ключевые моменты из нескольких сообщений и резюмировать длинный разговор, чтобы увидеть, например, какие решения были приняты по обсуждаемому пункту проекта.

Для этого выберите переписку по электронной почте в Outlook и выберите «Краткое изложение Copilot» в верхней части цепочки писем. Copilot просканирует ветку и сгенерирует для вас резюме в верхней части письма.

На снимке экрана ниже Copilot создал резюме переписки по электронной почте с менеджером службы поддержки, выделив ключевые моменты обсуждения после подачи запроса на обслуживание и следующие шаги.

2. Составляйте электронные письма как профессионал

Copilot может помочь вам составить новое электронное письмо или ответить на существующую переписку — просто дайте краткую подсказку, чтобы прояснить ваши потребности, и ИИ поможет вам найти нужные слова. Как только у вас будет черновик, вы сможете отрегулировать его длину и тон в соответствии со своим стилем.

Вот как составить электронное письмо Outlook с помощью Copilot:

• При создании нового электронного письма выберите значок Copilot на панели инструментов.
• В раскрывающемся меню выберите пункт «Черновик с Copilot» .
• В поле Copilot введите запрос и используйте значок параметров генерации , чтобы указать желаемую длину и тон.
• По завершении нажмите «Создать» , и Copilot создаст черновик контента для вас.
• Если результат не совсем соответствует желаемому, выберите «Регенерировать черновик» .
• Если вы удовлетворены результатом, выберите Сохранить .

​​​​Обратите внимание, что Copilot может создавать несколько черновиков одного и того же электронного письма, каждый из которых будет иметь разный тон и длину. Например, вы можете попросить Copilot в Outlook сделать электронные письма более формальными или неформальными, длиннее или короче. Для навигации по каждому черновику можно использовать стрелки.

После завершения вы можете отредактировать черновик по мере необходимости, чтобы заполнить или исправить соответствующую информацию, и отправить электронное письмо.

3. Сохраняйте ясность и единообразный тон во всех ваших электронных письмах.

Если вы когда-либо сомневались в актуальности своих электронных писем, функция коучинга по электронной почте Copilot станет для вас спасением. Помимо поддержки редактирования электронных писем, Copilot в Outlook поможет вам более эффективно составлять электронные письма с помощью коучинга по работе с электронной почтой. Он анализирует черновики ваших электронных писем и дает рекомендации по улучшению тона, настроения и ясности, чтобы вы могли наилучшим образом донести свое сообщение.

На панели инструментов, нажав на значок Copilot , выберите в раскрывающемся меню пункт Coaching by Copilot . Copilot создаст небольшой отчет с результатами своей работы и даст рекомендации по более эффективному общению. Он сообщит, имеет ли черновик электронного письма теплый, искренний, восторженный, извиняющийся и т. д. тон, а также предложит, можно ли сделать черновик более позитивным или более прямым или что-то в этом роде. Copilot также проверяет ясность электронных писем и вносит предложения по улучшению. Если вам понравились какие-либо предложения, вы можете добавить свой отзыв к черновику перед его отправкой.

Примечание : Copilot доступен только в «новом» Outlook для Интернета, Outlook Online и Outlook для Windows. Кроме того, за исключением рабочих или учебных учетных записей, Copilot в Outlook поддерживает только учетные записи Microsoft, использующие адреса электронной почты outlook.com, hotmail.com, live.com и msn.com, а не сторонние адреса электронной почты, такие как Gmail.

Copilot в Outlook не только облегчает преодоление психологических барьеров, возникающих при начале или продолжении переписки по электронной почте, но и помогает улучшить общение по электронной почте. Copilot в Outlook также предлагает несколько других функций, например, возможность быстро создать приглашение на встречу из обсуждения по электронной почте. Однако эти функции доступны только при наличии лицензии Microsoft 365 Copilot (Work).