Пошаговая инструкция: Настройка мероприятий в формате «круглого стола» в Microsoft Teams

Представьте, как вы сможете привлечь внимание тысяч людей на виртуальном мероприятии в прямом эфире без технических неполадок. Microsoft Teams Town Hall делает это возможным, поддерживая до 50 000 участников для общекорпоративных объявлений, конференций или глобальных собраний. Независимо от того, являетесь ли вы руководителем команды или топ-менеджером, это руководство содержит пошаговые инструкции для безупречного запуска вашего мероприятия. Готовы вывести свою коммуникацию на новый уровень? Давайте начнем! 👏

Почему стоит выбрать мероприятия Microsoft Teams Town Hall ?

В отличие от обычных собраний, мероприятия в формате «круглого стола» предлагают расширенные функции, такие как модерация вопросов и ответов, субтитры в реальном времени, опросы и аналитика. Они идеально подходят для больших аудиторий, с возможностью регистрации участников и фирменным оформлением. Совет: для получения доступа к новейшим функциям интегрируйте Microsoft Teams с соответствующей документацией .

Предварительные условия перед созданием собрания Teams

Для обеспечения бесперебойной работы необходимо следующее:

• ✅ Лицензия Microsoft Teams : E3, E5 или Business Premium (включая собрания).
• ✅ Роль администратора: глобальный администратор, администратор Teams или делегированные права доступа.
• ✅ Включено в центре администрирования: Перейдите в центр администрирования Teams > Teams > Собрания > Включить общие собрания .
• ✅ Приложение Outlook/Teams обновлено до последней версии.

Возникли проблемы? Проверьте свою лицензию через центр администрирования Microsoft 365. А теперь перейдём к волшебству! ✨

Пошаговое руководство: планирование вашего первого мероприятия в формате «круглого стола» в Microsoft Teams.

Шаг 1️⃣: Откройте календарь

Откройте настольное/веб-приложение Microsoft Teams или Outlook. Щелкните «Календарь» на левой боковой панели. Это ваша отправная точка для всех событий.

Шаг 2️⃣: Создайте новую ратушу

Нажмите «Новая встреча» > Выберите «Ратуша» из выпадающего списка (не «Обычная встреча»). Заполните основные поля:

Шаг 3️⃣: Настройка деталей мероприятия

Повысьте вовлеченность:

• 📝 Добавьте описание с планом мероприятия.
• ⭐ Включить регистрацию для подтверждения участия (собирать пользовательские вопросы).
• ✅ Настройка параметров учета посещаемости : Отображение имен/адресов электронной почты для отслеживания.
• 🎨 Загрузите логотип и баннер для брендинга.

Полезный совет: используйте интеграцию с прямыми трансляциями на YouTube/Stream, чтобы охватить более широкую аудиторию.

Шаг 4️⃣: Настройка докладчиков и продюсеров

Добавить роли:

• Продюсеры : Управление мероприятием (вы + резервные копии).
• Докладчики : Выступайте/демонстрируйте экран (до 50 человек).
• Ищите/добавляйте по электронной почте; они получат мгновенные приглашения.

Почему? Продюсеры контролируют вопросы и ответы, опросы — избегайте хаоса! 😎

Шаг 5️⃣: Расширенные настройки для профессиональных мероприятий

1. Включите субтитры и текстовые расшифровки в режиме реального времени для обеспечения доступности.
2. Включите опросы и вопросы-ответы — модераторы утверждают вопросы.
3. При необходимости можно настроить отдельные комнаты для обсуждений (в общих собраниях их количество ограничено).
4. Настройте реакции и поднимите руку .

Шаг 6️⃣: Разошлите приглашения и проведите продвижение.

Нажмите «Отправить» . Поделитесь уникальной ссылкой для присоединения по электронной почте, каналам Teams или в социальных сетях. Автоматически генерирует приглашения Outlook со страницами регистрации. Отслеживайте регистрации в режиме реального времени!

Управление вашим мероприятием в ратуше в режиме реального времени.

Контрольный список на день мероприятия:

• ✅ Проверьте аудио/видео за 30 минут до начала.
• 📊 Центр администрирования Teams > Аналитика и отчеты > Общее собрание .
• 🎤 Используйте инструменты для продюсеров : проводите сессии вопросов и ответов, запускайте опросы.
• После: Загрузите отчеты о посещаемости и стенограммы.

Устранение неполадок в работе общего собрания Teams.

• ❌ Не видите опцию "Ратуша"? Проверьте настройки администратора.
• ❌ Низкая посещаемость? Начните рекламную кампанию заранее с помощью анонсов.
• ❌ Возникли сбои? Используйте проводное соединение, закройте вкладки.

Для получения дополнительной информации посетите страницу поддержки Microsoft Teams .

Дополнительные советы, как произвести впечатление на аудиторию

📈 Участвуйте в интерактивных опросах каждые 10 минут.
🎥 Заранее записывайте вступительные ролики для лучшего качества.
🔄 Планируйте регулярные встречи для получения актуальной информации.
Готовы провести? Ваше первое мероприятие уже ждет вас — начните прямо сейчас и преобразуйте коммуникацию! Какое ваше следующее важное объявление? Поделитесь в комментариях. 🚀