Почему Excel — единственный инструмент управления проектами, который вам нужен?

Многие перепробовали множество инструментов управления проектами, но все равно возвращаются к Microsoft Excel для управления проектами. Хотя это решение может не подходить всем, оно простое, но эффективное, и вы уже знаете, как им пользоваться.

Оглавление

• Бесплатно начать
• Как использовать Excel для управления проектами
• Есть много бесплатных и дешевых шаблонов
• Полностью настраиваемый под ваши нужды
• Легко расширить или дублировать
• Делитесь электронными таблицами с другими
• Условное форматирование поможет вам не сбиться с пути
• Создавайте вкладки для разных аспектов

Бесплатно начать

Трудно спорить против чего-то бесплатного. Многие инструменты управления проектами, которые вам могут понадобиться, по-прежнему скрывают некоторые из своих лучших функций за платной подпиской. В Excel почти все изначально бесплатно. Вы найдете лишь несколько вариантов форматирования, для которых требуется подписка на Office 365, хотя у подписки есть свои преимущества.

Использование Excel онлайн также бесплатно. Вы даже получаете 5 ГБ бесплатного хранилища для документов Office. Если вам нужен бесплатный вариант для настольного компьютера, существует множество бесплатных альтернатив Excel.

Как использовать Excel для управления проектами

Использовать Excel для управления проектами становится легко, когда вы понимаете, что вам не нужно тратить часы или недели на изучение того, как им пользоваться. Если вы умеете создавать формулы, украшать интерфейс с помощью форматирования и организовывать вкладки, у вас есть все необходимое для управления практически любым проектом.

Время, сэкономленное вами на изучении того, как использовать что-то новое, можно потратить на разработку нескольких шаблонов для использования в новых проектах.

Есть много бесплатных и дешевых шаблонов

Многим не нравится дизайн электронных таблиц, но простые строки и столбцы сливаются друг с другом и не очень эффективны для управления проектами.

Просто начните с бесплатного или дешевого шаблона управления проектами. В самом Excel вы найдете множество опций. Эти опции позволяют отслеживать задачи, сроки, бюджеты и т. д. Все, что вам нужно сделать, это ввести свои данные и наслаждаться.

Полностью настраиваемый под ваши нужды

Большинство инструментов управления проектами предлагают минимальные возможности настройки. Конечно, вы можете изменить цвета и даже добавить/удалить некоторые поля, но вы будете ограничены их компоновкой, которая не всегда эффективна.

Используя Excel для управления проектами, вы полностью контролируете то, как все выглядит и работает. Он даже не обязательно должен быть похож на электронную таблицу.

Конечно, полная настройка электронной таблицы займет некоторое время. Однако вы можете использовать его при внесении корректировок. Например, у вас есть электронная таблица, созданная более десяти лет назад для отслеживания сроков сдачи работ, которую со временем все еще необходимо корректировать.

Легко расширить или дублировать

Вам не всегда нужно создавать новую таблицу Excel с нуля для каждого проекта. Изменились ли ваши требования? Просто отрегулируйте электронную таблицу. Добавить новых участников группы? Разверните лист с вкладками для каждого нового участника.

Например, вы хотите иметь отдельную электронную таблицу для каждого клиента. Вы можете предпочесть использовать отдельную электронную таблицу для каждого отдельного проекта или даже просто новую электронную таблицу каждый год, чтобы лучше отслеживать результаты. Создав электронную таблицу, просто скопируйте ее и внесите несколько изменений, чтобы приступить к работе с новым клиентом или проектом.

Просто перейдите в Файл -> Создать копию .

Делитесь электронными таблицами с другими

Если вы работаете с другими людьми или в небольшой группе, вы можете легко поделиться своей таблицей с другими. Даже если у человека нет Excel, он все равно может получить к нему бесплатный доступ в Интернете или загрузить и использовать его с бесплатной альтернативой Excel .

Поскольку форматы файлов Excel настолько распространены, большинство бесплатных альтернатив могут читать и сохранять данные в них. Если вы хотите поделиться файлом без редактирования, просто поделитесь им в формате PDF .

Плюс в том, что вы можете поделиться своими электронными таблицами и быть уверенным, что другие, скорее всего, уже знают, как ими пользоваться. Вы можете обновлять данные по мере необходимости, не задавая слишком много вопросов о самом инструменте управления проектами.

Условное форматирование поможет вам не сбиться с пути

Это простая вещь, но условное форматирование — одна из моих любимых функций при использовании Excel для управления проектами. Вы открываете свою электронную таблицу и мгновенно видите цветовую сводку, показывающую предстоящие сроки и отстаете ли вы от графика.

Вы также можете увидеть, была ли получена оплата за проект, или нужно ли вам отправить напоминание по электронной почте и т. д. Просто настройте условное форматирование для определенных ячеек, и все готово. Вы можете выделять ячейки, добавлять цветовые шкалы и вставлять формулы.

Перейдите в раздел Главная -> Условное форматирование . В зависимости от того, как настроена ваша панель инструментов, вам может сначала потребоваться перейти в раздел Главная -> Стили .

Создавайте вкладки для разных аспектов

Как и в случае с любым инструментом управления проектами, вам понадобится больше, чем просто список задач. Вам понадобится временная шкала, список задач, ответственные лица, заметки, контактная информация, бюджеты и многое другое. Создание поля поиска для быстрого поиска информации в электронной таблице — хорошая идея для более сложных проектов.

При использовании Excel для управления проектами просто создайте отдельную вкладку или лист для каждого аспекта. Есть вкладка для вашего бюджета, еще одна для контактов, еще одна для задач и заметок и еще одна для вашей временной шкалы.

Каждый рабочий лист может выглядеть совершенно по-разному. Например, отслеживайте сроки выполнения проекта, создав диаграмму Ганта. Хотя это можно сделать с нуля, рекомендуется использовать бесплатный шаблон, например этот, который вы также можете найти, выполнив поиск в Excel.

Для больших команд Excel не всегда может быть лучшим вариантом. Но если вы немного креативны и хотите сэкономить деньги, Excel идеально подойдет для управления практически любым проектом как индивидуально, так и в небольшой команде.