Основные принципы управления знаниями, которые должен знать каждый

Как вы осмысливаете поток информации, с которым сталкиваетесь ежедневно, будучи работником умственного труда или человеком, постоянно обучающимся? Ответ кроется в управлении личными знаниями (PKM) — системе, которая помогает вам эффективно собирать, организовывать и использовать полученные знания.

Что такое управление персональными знаниями? Почему это важно?

Управление личными знаниями (PKM) — это структурированный и целенаправленный подход к сбору, организации и использованию информации из различных источников, включая личный опыт, книги, статьи, подкасты, социальные сети и т. д.

Система управления персональными знаниями помогает вам сделать эти знания доступными и применимыми на практике, позволяя вам устанавливать значимые связи и использовать свои знания для творчества, решения проблем или принятия более обоснованных решений.

ПКМ устраняет одно из главных ограничений мозга: способность сохранять воспоминания. Хотя наш мозг отлично справляется с генерацией идей, формированием связей и решением проблем, он не оптимизирован для хранения и извлечения информации, особенно в долгосрочной перспективе, что часто становится более очевидным с возрастом.

Вот тут-то и пригодится система ПКМ , которая повысит вашу производительность за счет создания второго мозга, дополняющего ваши когнитивные способности.

У большинства людей уже есть та или иная система управления знаниями, однако иногда она неэффективна или разрозненна.

Например, до того, как я узнал о PKM , я создал закрытую группу в WhatsApp (без участников), где хранил случайные мысли, цитаты из книг и идеи, которые я не хотел забывать. Хотя это временно и работает, его нельзя расширить или отсортировать, а поиск определенных заметок впоследствии становится проблемой.

Отличной отправной точкой для оптимизации вашей персональной системы управления является понимание ее основных компонентов и принципов.

Собирайте и храните знания

Приобретение и хранение знаний подразумевает сбор информации из различных источников и ее хранение в надежной внешней системе. Наш мозг лучше генерирует идеи, чем хранит их, поэтому цель — передать их во внешнюю систему.

Некоторые эффективные методы сбора и хранения знаний включают в себя:

• Ведение заметок : вы можете предпочесть аналогичный метод ведения записей в бумажном блокноте или использовать специальные приложения для ведения заметок или инструменты управления персональными знаниями, такие как Apple Notes, Google Keep, Obsidian или Logseq.
• Добавить в закладки : сохраняйте статьи, видео и другие онлайн-ресурсы с помощью инструментов для отложенного прочтения, таких как Pocket, Instapaper или Readwise, чтобы хранить ценную информацию для дальнейшего использования.
• Аудио/видеозаписи : используйте инструменты для записи голоса или приложения для видеоконференций, такие как Zoom или Microsoft Teams, для записи встреч, интервью или лекций.

Какой бы способ вы ни выбрали, главное — записывать все в одном централизованном месте или, по крайней мере, убедиться, что в конечном итоге все это там сохранится. Распределенная система, в которой заметки разбросаны по нескольким блокнотам, приложениям или листам бумаги, затрудняет их поиск и «подрывает» цель PKM.

Ваш инструмент для записи должен быть легкодоступным, например, карманный блокнот или приложение, синхронизируемое на нескольких устройствах, поскольку идеи часто приходят тогда, когда вы меньше всего их ждете, поэтому важно иметь систему, на которую можно быстро переключиться. На этом этапе вам, возможно, не придется беспокоиться об идеальном сохранении заметок или идей, поскольку у вас будет время сделать это на следующем этапе.

Организация и извлечение знаний

Этот шаг гарантирует, что ваши собранные знания будут организованы таким образом, чтобы их было легко извлекать при необходимости, устанавливать значимые связи и эффективно использовать. Чтобы эффективно организовать и обработать информацию, подумайте о том, как вы в будущем будете получать доступ к этой информации и понимать ее. Хорошо организованная система ПКМ будет выполнять две основные задачи:

• Отдавайте приоритет релевантности : не вся информация заслуживает сохранения. Организация позволяет отфильтровать важное и исключить остальное.
• Стимулируйте к действию : структурированные знания легче понимать и применять, будь то превращение заметок совещаний в выполнимые задачи, углубление обучения или синтез идей для проекта.

Поэтому при организации информации необходимо создать логическую и связную структуру. Эта система должна быть адаптирована к вашим индивидуальным потребностям и рабочему процессу. Вот несколько подходов, которые следует рассмотреть:

• Папки и теги : используйте папки или теги для группировки связанной информации. Например, вы можете организовать заметки по проекту, теме или области внимания (например, рабочие проекты,
• Личностное развитие или Здоровье и фитнес). Теги добавляют особый слой, позволяющий легко искать заметки по ключевым словам.
• Связывание : используйте инструменты, которые упрощают связывание заметок или идей (например, Obsidian или Logseq). Это имитирует работу вашего мозга, создавая сеть связей, которая помогает вам увидеть взаимосвязи между различными фрагментами знаний.
• Добавьте соответствующий контекст : например, дату, время, место или источник — предоставьте систему отсчета, которая поможет вам вспомнить. Кроме того, постарайтесь изложить информацию своими словами, так как это поможет вам усвоить материал, а также обеспечит то, что вы действительно ее поймете.

Систематически организовывая свои знания, вы создаете логическую структуру, которая позволяет быстро находить, извлекать и использовать информацию. По мере накопления знаний и развития ваших потребностей ваша структура PKM будет адаптироваться к новым рабочим процессам, приоритетам и инструментам.

Распространение и применение знаний

Управление персональными знаниями по-настоящему оживает, когда информация передается и применяется. Один из самых эффективных способов закрепить то, что вы усвоили и узнали, — это поделиться этим с другими. Это может происходить посредством обучения, сотрудничества с коллегами или неформального обсуждения.

Помимо обмена, ценность системы управления персональными знаниями заключается в ее способности информировать вас о принимаемых решениях и направлять действия. Вы можете превратить информацию, хранящуюся в вашей системе PKM, в списки дел или цели. Например, электронные письма и заметки о совещаниях могут стать выполнимыми задачами, а заметки из блокнота руководителя можно использовать для улучшения динамики команды.

В конечном итоге ваша личная система управления знаниями может стать мощным инструментом для творческого решения проблем путем обнаружения связей между, казалось бы, не связанными между собой идеями. Это позволяет вам находить неочевидные креативные решения.

Короче говоря, хорошо продуманная система управления персональными знаниями представляет собой основу для сбора, организации и применения знаний для улучшения обучения, принятия решений и креативности. Внедрив эти принципы в свою повседневную жизнь, вы сможете превратить разрозненные идеи в значимые идеи и действенные результаты.