Массовая отправка персонализированных сообщений в Outlook с помощью Mail Merge

Mail Merge похож на тех старых друзей, с которыми вы не связывались годами. Всегда недооценивают и игнорируют, пока в тот день вам это не понадобится.

Загрузить Microsoft Outlook для iOS

Загрузить Microsoft Outlook для Android

Вы просто не осознаете его потенциал, пока не получите несколько сотен приглашений. Может быть, это свадебные приглашения или, может быть, куча адресных ярлыков и именных значков. Не волнуйтесь, вы можете отправить большое количество персонализированной почты с помощью Microsoft Outlook 2016 всего за несколько минут и несколькими щелчками мыши. Следующая статья поможет вам сделать это.

Когда вы должны использовать Mail Merge?

Mail Merge используется, когда вы хотите создать несколько документов, которые по сути одинаковы, но каждый документ содержит свои данные. Письма имеют одинаковый формат и содержание, а также графику, если таковые имеются. Например, приглашения имеют все то же содержание, кроме имен, адресов ...

В отличие от отправки почты группе людей, слияние почты делает каждого получателя уникальным получателем.

Функция слияния состоит из двух частей:

• Основной документ (здесь: Microsoft Word), где вы пишете содержание электронной почты.
• Изменяется источник данных (здесь: контакты Microsoft Outlook), как правило, это адрес и имя получателя.

Эти две части «объединены». Благодаря Outlook в составе пакета Microsoft Office вы можете использовать эту функцию для отправки почты нескольким людям, каждое из которых персонализировано для отдельного контакта.

Microsoft Office позволяет вам использовать разные источники данных для детализации адреса, например, вы можете использовать электронные таблицы Excel или даже базу данных Access. Здесь вы будете использовать контакты Outlook для отправки электронной почты.

Подготовьте контакты для слияния

Вы выполняете следующие шаги после запуска Outlook:

1. Откройте Люди, чтобы отобразить ваш список контактов.

Выберите контакты ( Ctrl + Click ), которые вы хотите включить в свой персональный список рассылки. Чтобы легко управлять большим списком, используйте доступную опцию Сортировка (нажмите стрелку вниз рядом с Все ). Вы можете сортировать по категориям ( сортировать по категориям ) в том же раскрывающемся меню.

Примечание. Слияние почты не работает со списками рассылки.

2. На ленте выберите « Объединение писем»> «Оттачивать»> «Группа действий» .

3. На экране « Контакты слияния» выберите Только выбранные контакты, если для выбранного контакта отправлено персонализированное электронное письмо. Под опцией Merge выберите следующие параметры:

• Тип документа : Форма письма.
• Объединить с : Email
• Строка темы сообщения : Строка темы остается неизменной для всех писем. Таким образом, вы выбираете Это получит ваше внимание .

4. Нажмите кнопку ОК, а затем Microsoft Word запустит вас, чтобы составить ваше личное сообщение.

Создавайте персонализированные сообщения в Microsoft Word

На вкладке рассылкинаСредстваменю на ленте , выберите Строка приветствия , чтобы начать сообщение с приветствием линии.

Как вы можете видеть здесь, диалоговое окно уже было заполнено в первую очередь. Это просто место для имени из вашего списка контактов. Справа внизу вы можете проверить предварительный просмотр имен из вашего списка. Вы можете настроить элементы с параметрами, указанными здесь.

Обратите внимание, что поле Merge происходит из заголовков столбцов в вашем списке рассылки. Так что, если есть несоответствие, используйте Поля соответствия, чтобы гарантировать, что слияние остается точным. Если поле, которое вы хотите указать, не соответствует , щелкните раскрывающийся список для этого поля и выберите имя столбца, которое соответствует этому столбцу в вашем списке.

Когда вы нажимаете кнопку ОК , в документе Word отображается поле-заполнитель для строки приветствия. Вы можете ввести дополнительную информацию для документа с дополнительными полями.

Нажмите на Вставить поле слияния . Эти данные должны отображаться в исходном источнике данных, который в данном случае является контактной информацией в Outlook.

Чтобы отформатировать строку приветствия так, как вы этого хотите, выделите все поле, включая завершающие знаки. Перейдите на вкладку « Главная » и используйте настройки шрифта . Кроме того, установите межстрочный интервал, чтобы межстрочный интервал соответствовал расстоянию в остальной части документа.

Введите текст сообщения

Открытие сообщения - это заполнитель GreetingLine и / или любые поля, которые вы вставили с помощью дополнительных дополнений к регистру. Теперь вы начинаете сочинять свое сообщение.

Когда тело сообщения будет заполнено, нажмите « Готово и объединить»> «Отправить сообщения электронной почты». Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне « Слияние по электронной почте » .

Затем Word отправляет отдельные письма на каждый соответствующий адрес электронной почты. Вы не можете отправлять CC или BCC другим получателям и не можете добавлять вложения в электронные письма.

Вы можете сохранить документ, который вы использовали для слияния, потому что он также сохраняет ссылку на источник данных, то есть контакты. Открыв документ слияния, выберите « Да», когда Word предложит вам оставаться на связи.

Как только вы к этому привыкнете, весь процесс от начала до конца занимает всего несколько минут. Кроме того, вместо того, чтобы тратить время на составление писем для каждого человека, теперь вы можете делать то же самое для группы, независимо от количества людей в группе.