Как установить напоминания в Google Sheets

Google Таблицы — это мощное программное обеспечение, позволяющее упорядочивать данные в виде электронных таблиц. Вы также можете использовать его для создания задач для себя или группы людей. С такой функцией какое-то напоминание было бы крайне полезно.

С помощью этого руководства вы узнаете, как включать напоминания в Google Таблицы, а также некоторые дополнительные советы, которые могут оказаться полезными.

Настройка напоминаний

Эта опция не является частью программного обеспечения по умолчанию, но получить ее легко и бесплатно. Чтобы получить дополнение:

1. Перейдите на G Suite Marketplace и найдите «Добавить напоминания». 
   
2. Теперь нажмите кнопку Установить .
   

Функция «Добавить напоминания» оценит электронную таблицу и отправит вам напоминание для каждой строки. Вам просто нужно установить дату, и дополнение автоматически установит напоминания. Чтобы установить напоминания:

1. Откройте новый документ в Google Таблицах.
   
2. Нажмите «Дополнения» в главном меню.
   
3. Щелкните Добавить напоминания .
   
4. Перейдите к настройке/редактированию напоминаний .
   
5. Напишите задачи, даты и адреса электронной почты в каждом столбце. Надстройка автоматически заполнит пустую таблицу, поэтому вы можете просто заменить информацию самостоятельно.
   
6. Нажмите кнопку «Добавить новое напоминание» .
   

Теперь вы можете выбрать один из этих вариантов.

Столбец крайнего срока

Это покажет только столбцы с действительными датами, поэтому убедитесь, что вы все написали правильно. Если вы измените что-то из первой строки, вам придется перезапустить дополнение.

Вы можете щелкнуть ячейку, и появится календарь.

Отправить напоминания

Это позволит вам отправить напоминание до или после установленной даты. Просто выберите вариант, который работает для вас.

Параметры получателя

С помощью этой опции вы можете выбрать получателей.

1. Уведомить меня — если вы выберете эту опцию, вы добавите свой адрес электронной почты на панель «Кому». Это отправит вам ответное электронное письмо, подтверждающее, что электронное письмо было отправлено.
2. Уведомить людей в — выберите этот параметр, затем вы можете выбрать столбец с электронными письмами, на которые будет отправлено электронное письмо. Первая строка не будет включена.
3. CC People In — это добавит людей в CC электронной почты. Выберите столбец с электронными письмами, как в предыдущем варианте.

Настройка электронной почты

Нажатие этой опции откроет новое окно.

Тема — позволяет указать тему напоминаний по электронной почте.

Добавить ссылку на таблицу — этот параметр будет включать ссылку на таблицу в электронном письме.

Тело письма — этот параметр добавляет текст в основную часть письма.

Выбрав нужные параметры, нажмите кнопку «Готово». Появится боковая панель, нажмите «Готово» еще раз.

Теперь вы можете закрыть электронную таблицу. Надстройка будет выполнять проверки ежечасно и отправлять электронные письма в нужное время.

Другие советы по таблицам Google

Есть много хитростей, которые могут сделать вашу работу с Google Таблицами более плавной и приятной. Вот некоторые из самых полезных.

Отправляйте электронные письма, комментируя

Вы можете отправить электронное письмо кому-либо, когда добавляете комментарий в Google Sheets. Это отличный способ сообщить людям, что в электронную таблицу добавлено что-то новое.

Вы можете отправить электронное письмо, набрав @, а затем адрес электронной почты получателя. Электронное письмо будет отправлено, когда вы наберете комментарий.

Применить фильтры

Вы можете использовать фильтры для просмотра группы ячеек с общим признаком. Это позволяет быстро находить информацию, даже если у вас есть куча данных, хранящихся на листе.

1. Нажмите кнопку Фильтр .
   
2. Теперь нажмите кнопку «Фильтр» в основной строке электронной таблицы, чтобы выбрать значения, которые вы хотите просмотреть.
   
3. У вас также есть возможность сохранить фильтры. Просто нажмите «Создать новый вид фильтра» , выбрав кнопку «Фильтр» .
   

Блочные ячейки

Если над одной таблицей работает большая группа людей, можно заблокировать изменение некоторой информации. Это сделает ошибки менее вероятными.

Вы можете заблокировать определенные ячейки или целые столбцы.

1. Выберите Разрешения на редактирование диапазона .
   
2. Вы также можете настроить его таким образом, чтобы отображалось предупреждение, когда кто-то пытается изменить ячейку. Выберите вариант, который соответствует вашим потребностям.
   

Google Таблицы не забывают

Google Таблицы — очень сложная программа, и в ней так много опций, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее. Напоминания, например, могут реально спасти жизнь.

Вы когда-нибудь использовали функцию напоминаний в Google Таблицах? Было ли это полезно? Напишите нам в комментариях!