Как улучшить привычку делать заметки с помощью напоминаний

Вы говорите себе, что запишете это позже, но потом забываете. Это потому, что память ненадежна, особенно когда жизнь полна событий. Хорошая привычка запоминания начинается с напоминаний — они появляются в нужное время, чтобы запечатлеть мимолетные мысли.

• В приложении «Напоминания» на Mac нет быстрого ввода: вот решение!

Оглавление

• Что такое ведение дневника и почему это важно?
• Создайте специальный список Capture (Входящие)
• Запланируйте ежедневные или еженедельные обзоры для рассмотрения записанных пунктов.
• Как быстро записывать элементы в напоминания
  • 1. Используйте Spotlight, чтобы открыть напоминания.
  • 2. Используйте Siri для добавления задач без помощи рук
  • 3. Настройте виджеты для быстрого доступа

Что такое ведение дневника и почему это важно?

На нас постоянно обрушивается поток информации и других отвлекающих факторов — уведомления, электронные письма, реклама и постоянное влияние социальных сетей. Этот постоянный поток информации отвлекает наше внимание и позволяет легко забыть о важных задачах, идеях или обязательствах. Хуже того, великие идеи часто приходят тогда, когда мы меньше всего их ожидаем.

Привычка вести дневник возникла под влиянием метода «Как привести дела в порядок» (GTD) Дэвида Аллена, в котором подчеркивается важность помещения задач и идей в надежную систему сразу же по мере их возникновения, чтобы освободить умственное пространство.

Несмотря на то, что ведение журнала произошло от GTD, оно является гибким и может быть включено в любую систему повышения производительности.

Однако хорошая привычка делать заметки не заключается в том, чтобы записывать идеи и задачи в блокноты, на стикеры или случайные приложения. Такой подход часто приводит к хаосу и упущенным деталям. Вместо этого это осознанный и последовательный процесс перемещения всего в надежную внешнюю систему, которая соответствует вашему образу жизни и рабочему процессу.

Это гарантирует, что все данные хранятся в одном центральном месте, что упрощает доступ к ним, их организацию и выполнение действий в подходящее время. Приложение «Напоминания» от Apple — отличный инструмент, который можно использовать в качестве надежной внешней системы для быстрой записи дел и улучшения вашей личной системы управления знаниями.

Почему? Во-первых, это бесплатное и интуитивно понятное приложение, доступное любому пользователю устройства Apple. Во-вторых, он синхронизируется со всеми вашими устройствами Apple, так что вы можете записывать идеи на своем iPhone прямо на ходу, а затем систематизировать их на своем Mac. В-третьих, его простота позволяет быстро добавлять задачи или заметки, не увязая в ненужных функциях.

Чтобы по-настоящему раскрыть потенциал приложения «Напоминания» для быстрой записи дел, важно настроить его для оптимального использования. Вот как это сделать.

Создайте специальный список Capture (Входящие)

Списки в приложении «Напоминания» — отличный способ организовать и классифицировать связанные задачи. Первым шагом к началу процесса является создание специального списка «Захват» или «Входящие» — или, что еще лучше, переименование списка напоминаний по умолчанию.

Этот шаг важен, поскольку список напоминаний по умолчанию — это то место, куда автоматически добавляются задачи при использовании Siri или других методов. Таким образом, хотя вы можете создавать другие пользовательские списки для записи элементов, ваши задачи не будут автоматически записываться в них.

Переименование списка напоминаний по умолчанию во «Входящие» или «Захват» помогает прояснить его назначение и упрощает интеграцию в ваш рабочий процесс.

Вот как переименовать список напоминаний по умолчанию:

1. Откройте приложение «Напоминания» на вашем Mac.
2. Список захвата по умолчанию можно найти на боковой панели в разделе «Мои списки» .
3. Щелкните правой кнопкой мыши (или щелкните, удерживая клавишу Control) по списку и выберите «Переименовать» .
4. Введите имя, например «Входящие» или «Захват» , выберите цвет и значок , а затем нажмите «ОК».

После настройки списка задач он становится временным местом хранения всех входящих и отложенных задач и идей. Подумайте об этом списке как о цифровой свалке, куда вы можете быстро переместить все, что приходит в голову, не беспокоясь о немедленной организации.

В будущем, всякий раз, когда вы будете использовать Siri, виджет «Напоминания», общий лист или любой другой метод добавления задач, они будут автоматически добавляться в папку «Входящие» или список «Захват» . Затем вы можете просматривать их и организовывать в соответствующие списки во время ежедневных или еженедельных сеансов просмотра.

Запланируйте ежедневные или еженедельные обзоры для рассмотрения записанных пунктов.

Цель записи задач и идей — перенести их из головы в надежную систему, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном. Однако, учитывая, что вы все равно можете забыть о записанных элементах и ​​в итоге пропустить крайний срок, система работает только в том случае, если вы постоянно возвращаетесь к ним, чтобы просмотреть и организовать то, что вы записали.

Вот почему так важно запланировать ежедневный или еженедельный процесс обзора, чтобы следить за выполнением списка дел.

Этот обзор позволяет вам просмотреть записанные элементы, уточнить их назначение и организовать их в соответствующие категории или проекты. Он также позволяет вам устанавливать сроки, назначать задачи или удалять элементы, которые больше не актуальны.

Частота проверок будет зависеть от вашего рабочего процесса и объема работы, которую вы выполняете. Вы можете предпочесть быстрый ежедневный обзор или выбрать более подробный еженедельный обзор для планирования. Что бы вы ни предпочли, важно выбрать постоянный день и время для оценки и придерживаться их.

Вот как запланировать ежедневные или еженедельные обзоры в приложении «Напоминания»:

1. Откройте приложение «Напоминания» и перейдите в список «Входящие» (Сохранение) .
2. Нажмите на знак «+» в правом верхнем углу, чтобы добавить новое напоминание. Введите заголовок, например «Еженедельный обзор» или «Ежедневный обзор» , в зависимости от ваших предпочтений.
3. Нажмите на значок информации (i) рядом с напоминанием.
4. Установите флажок «В день» .
5. Затем установите флажок «Время» и выберите конкретное время, когда вы хотите завершить оценку.
6. Установите повторяющееся напоминание, чтобы оно автоматически появлялось в вашем расписании.
7. Нажмите раскрывающееся меню «Повторить» и выберите «Пользовательский» в нижней части.
8. В следующем всплывающем меню выберите Ежедневно или Еженедельно . Если вы выбрали «Еженедельно» , выберите день недели, в который вы хотите выполнить оценку.
9. Нажмите ОК .

Устанавливая регулярные напоминания о необходимости повторения, вы создаете структурированную процедуру, которая помогает вам последовательно обрабатывать и организовывать записанные элементы. Это также позволит вам поддерживать аккуратную и организованную систему записей, избавляя от ментального беспорядка и с уверенностью подходить к каждому дню или неделе.

Как быстро записывать элементы в напоминания

Скорость важна, когда дело касается записи задач и идей — вы хотите добавлять элементы в напоминания как можно быстрее, чтобы не забыть их. Напоминания предлагают несколько способов простой записи событий, в том числе:

1. Используйте Spotlight, чтобы открыть напоминания.

Хотя в настоящее время приложение «Напоминания» не предлагает общесистемного сочетания клавиш (вроде сочетания клавиш «Быстрый ввод» в OmniFocus) для быстрого добавления задач, Spotlight предлагает достойную альтернативу. Хотя этот метод требует выполнения нескольких дополнительных шагов по сравнению со специальным сочетанием клавиш, он по-прежнему является надежным способом быстро открыть напоминания и начать запись задач.

Чтобы открыть приложение «Напоминания» с помощью Spotlight, нажмите Command + Space на Mac, затем введите «Напоминания» и нажмите Enter , чтобы открыть приложение и добавить задачу.

2. Используйте Siri для добавления задач без помощи рук

Siri — один из моих любимых способов записывать пункты в Напоминания, особенно когда у меня заняты руки. Просто активируйте Siri, сказав «Привет, Siri», а затем произнесите свою задачу. Например:

• Привет, Siri, напомни мне вызвать сантехника в пятницу в 9 утра.
• Привет, Siri, напомни мне написать клиенту письмо завтра в 10 утра.

Если вы переименовали список напоминаний по умолчанию в «Захват» или «Входящие» (как описано выше), все задачи, добавленные через Siri, будут автоматически попадать прямо в этот список.

3. Настройте виджеты для быстрого доступа

Добавление интерактивных виджетов на рабочий стол Mac создает визуальные ярлыки, которые обеспечивают легкий доступ к любимым инструментам. Добавление виджета «Напоминания» на рабочий стол позволяет быстро просматривать, проверять и открывать приложения.

Чтобы добавить виджет «Напоминания» на рабочий стол Mac, удерживая клавишу Control , щелкните обои рабочего стола и выберите «Изменить виджеты», чтобы открыть браузер виджетов. Найдите «Напоминания» , затем выберите нужный размер виджета и перетащите его на рабочий стол.

Хотя виджет «Напоминания» в первую очередь позволяет вам напрямую просматривать и проверять выполненные задачи, вы также можете нажать на виджет, чтобы быстро открыть приложение «Напоминания» и добавить новые элементы, как обычно.

Хорошие привычки делать заметки — это способ повысить производительность, который поможет вам восстановить ясность ума и сосредоточиться на самом важном. Используя эти советы, вы сможете легко использовать приложение «Напоминания» для создания заметок и организации задач на своем Mac.