Как использовать быстрые шаги в Microsoft Outlook

Microsoft Outlook — любимое всеми приложение электронной почты. Прост в использовании, имеет множество функций повышения производительности, обычно используемых в корпоративной среде. В течение дня вы часто выполняете повторяющиеся действия в Outlook.

К счастью, Microsoft включила в свои продукты удобную функцию повышения производительности под названием «Быстрые шаги», которая помогает автоматизировать ряд действий. Продолжайте читать, чтобы узнать, что такое «Быстрые шаги» и как их можно использовать для более эффективной работы в Outlook.

Что такое быстрые действия в Microsoft Outlook?

Quick Steps — это простая в использовании функция повышения производительности, включенная в Outlook 2013 и более поздние версии. Эта функция позволяет быстро автоматизировать ряд повторяющихся действий. Автоматизация этих задач имеет дополнительное преимущество: упрощается управление несколькими почтовыми ящиками одновременно, что позволяет экономить много времени каждый день.

Вы можете использовать «Быстрые шаги» в различных ситуациях. Повседневным вариантом использования может быть автоматическое перемещение электронного письма в определенную папку с одновременной пересылкой его коллеге и пометкой его как важного всего одним щелчком мыши.

По умолчанию Microsoft Outlook предоставляет вам некоторые часто используемые быстрые действия. Вы можете использовать их «как есть» или настроить стандартные быстрые шаги в соответствии со своими потребностями. Если этого недостаточно, вы можете создать собственный Quick Step, чтобы улучшить свой повседневный рабочий процесс.

Использовать быстрые шаги по умолчанию в Microsoft Outlook

В Microsoft Outlook вы можете легко воспользоваться стандартными «Быстрыми действиями» прямо на ходу. В Outlook (в составе Office 365) есть четыре предустановленных быстрых шага: «Переместить», «Менеджеру», «Электронная почта группы» и «Ответить и удалить» .

Прежде чем вы сможете использовать эти элементы в первый раз, вам необходимо будет настроить их, указав правильные адреса электронной почты получателей и предпочитаемые папки. Чтобы использовать функцию «Переместить в» , выполните следующие действия:

• На вкладке «Главная» нажмите «Перейти в» в разделе «Быстрые действия» .

• В диалоговом окне « Первоначальная настройка» выберите папку, в которую вы хотите переместить электронное письмо, и при необходимости переименуйте быстрый шаг.
• Нажмите «Сохранить» , и вы готовы к быстрой отправке писем.
• Выберите электронное письмо, которое вы хотите переместить в другую папку, и нажмите «Сохраненное быстрое действие» на вкладке «Главная» . Outlook напрямую переместит электронное письмо в настроенную папку.

Аналогичным образом можно настроить и другие быстрые шаги по умолчанию. Вам также может быть интересно узнать, как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook на вашем компьютере .

Как создать пользовательский быстрый шаг в Microsoft Outlook

Если стандартные быстрые шаги не подходят вашему рабочему процессу, вы можете легко создать собственный быстрый шаг. Это может быть простое действие, например удаление или пересылка электронного письма, или серия действий, например пересылка электронного письма коллеге и последующее перемещение его в специальную папку.

После настройки вы сможете автоматизировать эти сложные задачи всего одним щелчком мыши. В этом примере будет создан пользовательский Quick Step в Microsoft Outlook:

• Переместить письмо в другую папку
• Отметить письмо как непрочитанное
• Переслать электронное письмо коллеге
• Отметить письмо как важное

Вот как мы это настроим:

• Выберите опцию «Создать новый» в группе вкладок «Быстрые шаги» на главной странице .

• Введите название вашего быстрого шага в поле «Имя» (например, мы назовем его Demo ).
• В раскрывающемся списке в разделе «Действия» сначала выберите «Переместить в папку» и укажите папку назначения.
• Нажмите кнопку Добавить действие и выберите Отметить как непрочитанное .
• Снова нажмите «Добавить действие» , чтобы настроить пересылку электронной почты, и выберите «Переслать» .
• В поле «Кому…» введите адрес электронной почты, на который вы хотите переслать письмо, или выберите адрес из адресной книги.

• Наконец, нажмите «Добавить действие» , чтобы перевести его в состояние флага.
• При желании вы также можете задать сочетание клавиш из раскрывающегося списка.
• Когда будете готовы, нажмите «Готово» .
• Вы можете использовать свой пользовательский Quick Step из раздела Quick Steps или настроенную комбинацию клавиш.

Быстрые шаги в Microsoft Outlook подтверждают репутацию Outlook как профессионального почтового приложения, облегчающего выполнение повседневных задач. Если вы подумываете о переходе на Microsoft Outlook, вы можете быть приятно удивлены возможностями других почтовых приложений.