Как автоматизировать ежедневные задачи в Windows 11

Вы когда-нибудь хотели, чтобы ваш компьютер мог выполнять за вас утомительные повседневные задачи? Благодаря Power Automate в Windows 11 вы можете использовать свой компьютер для выполнения работы за вас. Вот как использовать его для автоматизации ежедневных повторяющихся действий и повышения производительности.

1. Очистите свой рабочий стол с помощью функции ежедневной очистки.

Существуют более эффективные способы хранения файлов за пределами рабочего стола, но рабочий стол часто становится свалкой для снимков экрана, документов и случайных файлов в течение дня, из-за чего на нем возникает беспорядок.

Чтобы исправить это, создайте поток Power Automate, который автоматически сортирует файлы на рабочем столе по указанным папкам всего одним щелчком мыши.

Этот поток запускается ежедневно в установленное время (с помощью планировщика заданий Windows), перемещая файлы в соответствующие папки в зависимости от типа файла. Например, все файлы .docx, .xlsx и .pdf перемещаются в папку «Документы», файлы изображений, такие как .jpg и .png, перемещаются в папку «Изображения», а файлы ярлыков .lnk перемещаются в папку «Ярлыки».

Эта настройка проста и выполняется с использованием простого интерфейса Power Automate. Сначала откройте Power Automate для настольных ПК и нажмите «Новый поток» . Назовите свой процесс описательно, например «Очистка рабочего стола», и нажмите «Создать» . Вы будете перенаправлены на главную панель потока. Здесь скопируйте и вставьте следующий скрипт в основную область потока и нажмите «Сохранить» .

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

Вы можете запланировать автоматический запуск потоков с помощью планировщика задач Windows .

2. Документы организованы с помощью автоматизации контроля версий.

Контроль версий нужен не только разработчикам — это спасение для всех, кто работает с часто обновляемыми файлами. Наверняка у вас возникали трудности с отслеживанием изменений документов, и зачастую в разных папках оказывалось разбросано несколько их версий. Power Automate и OneDrive придут вам на помощь.

Настройте процесс, который автоматически создает резервные копии важных документов, включая PDF-файлы и электронные таблицы, в OneDrive при каждом их изменении. Flow отслеживает изменения в определенных папках и синхронизирует обновленные файлы с соответствующими папками.

Это гарантирует, что у вас всегда будет актуальная резервная копия важных документов в облаке, что позволит легко получить доступ к предыдущим версиям при необходимости. Это как иметь личного помощника, который постоянно следит за сохранностью и организацией файлов, и вам не приходится даже пальцем пошевелить.

Примечание : чтобы настроить этот процесс, вам необходимо войти в свою учетную запись OneDrive в браузере.

Кроме того, вам следует настроить версии временных меток в OneDrive, что позволит отслеживать изменения с течением времени. Если вы случайно перезаписали файл или вам нужно вернуться к более старой версии, вы можете быстро восстановить его из истории версий OneDrive.

3. Автоматизируйте преобразование файлов для экономии времени

Работа с файлами разных форматов может стать проблемой, особенно при их конвертации вручную. Вы, должно быть, потратили много времени на эти утомительные преобразования, пока не начали использовать Power Automate.

Настольное приложение Power Automate имеет несколько встроенных процессов преобразования файлов. Он отслеживает появление новых файлов в указанном каталоге. При добавлении файла — будь то документ Word или презентация PowerPoint — Flow автоматически конвертирует его в нужный формат, например PDF.

После преобразования Flow перемещает обработанные файлы в определенные папки в зависимости от их типа и назначения. Благодаря этому все будет организовано и легко найти.

Однако настоящую экономию времени можно получить на последнем этапе: Flow автоматически отправит преобразованные файлы по электронной почте с помощью Outlook. Больше не нужно вручную вкладывать файлы или возиться с путями к файлам. Просто установите и забудьте.

4. Power Automate для баланса между работой и личной жизнью

Поддержание баланса между работой и личной жизнью может оказаться непростой задачей, когда работа и личная жизнь находятся всего в одном клике от вас. Легко выполнять рабочие задачи вне запланированного времени. Вот тут-то и пригодятся Power Automate и планировщик задач Windows.

Например, создайте процесс, который закрывает рабочие приложения, такие как Outlook, Teams и VPN вашей компании, в определенное время каждый вечер. Это поможет вам отключиться от работы и наслаждаться временем, не поддаваясь искушению постоянно проверять уведомления.

Поток запускается запланированной задачей в планировщике задач Windows, поэтому он выполняется последовательно в запланированное время.

Создайте этот поток, используя запись в Power Automate Desktop. Сначала откройте приложения, которые вы хотите закрыть, и начните новую запись. Затем вручную закройте каждое приложение, пока Power Automate записывает ваши действия. После остановки записи у вас будет базовый процесс, который может имитировать процедуру закрытия вашего приложения.

Затем отредактируйте записанный поток, добавив обработку ошибок, чтобы поток мог обрабатывать такие ситуации, как невозможность открытия приложения.

Создание аналогичной трансляции в выходные дни приводит к более строгому режиму «без работы». Этот режим позволяет вам отвечать в Outlook, когда вы находитесь вне офиса, поэтому граница между работой и отдыхом больше не будет размытой.