Инструкции по отзыву отправленных писем в MS Outlook

Всего одним щелчком мыши вы можете отправлять сообщения по электронной почте другим людям. Однако иногда эта быстрота доставляет вам неудобства, когда вы случайно отправляете нежелательный контент по электронной почте, отправляете важные письма не тому человеку и не можете их отредактировать или восстановить. Но не волнуйтесь, MS Outlook поможет вам решить эту проблему в два счета.

Условия реализации функции отзыва писем по электронной почте в Outlook

Письма, отправленные с помощью Microsoft Outlook, можно удалить из почтового ящика получателя или заменить новыми письмами, которые соответствуют следующим условиям:

• Программы чтения электронной почты отправителя и получателя должны подключаться к серверу Microsoft Exchange.
• Отзываемое электронное письмо должно быть отправлено на адреса в пределах одной организации/бизнеса и должно использовать настольное приложение Outlook или Office 365.
• Получатель не открыл электронное письмо.

Если эти три требования соблюдены, электронное письмо можно отозвать без каких-либо проблем.

Отзыв электронной почты в Outlook 2016, 2013 и 2010

Чтобы отозвать электронное письмо, отправленное с помощью Outlook 2016, 2013 или 2010, вам необходимо сделать следующее:

Шаг 1: Щелкните папку «Отправленные», расположенную в левой части окна Outlook.

Все отправленные письма автоматически сохраняются в папке «Отправленные».

Шаг 2: Выберите электронное письмо, которое вы хотите отозвать, и дважды щелкните, чтобы открыть его в новом окне.

При открытии Outlook предоставляет ряд различных функций, таких как пересылка, ответ или перемещение писем прямо в интерфейсе.

Шаг 3: Нажмите кнопку «Действия» и выберите «Отозвать это сообщение» в раскрывающемся меню.

Если вы не видите опцию «Отозвать это сообщение» , это означает, что вы не используете учетную запись Exchange или функция отзыва была отключена администратором вашего сервера Exchange.

Шаг 4: Выберите один из двух вариантов вывода средств.

• Удалить непрочитанные копии этого сообщения: система отзывает отправленные сообщения.
• Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением: система отзывает отправленное сообщение и заменяет его новым сообщением.

Однако не все письма можно отозвать. В настоящее время MS Outlook может отзывать только те письма, которые получатель не прочитал. Поэтому вам следует настроить систему так, чтобы она уведомляла вас об отзыве письма или нет, установив флажок Сообщать мне об успешном или неудачном отзыве для каждого получателя .

Шаг 5: Подтвердите свой выбор, нажав кнопку «ОК» .

Шаг 6: Чтобы убедиться, что отзыв прошел успешно, Outlook всегда уведомит вас по электронной почте о результатах отзыва. Если вы активировали соответствующую функцию, получатель сообщения также будет уведомлен об отзыве.

Отзыв не удался: электронное письмо о неуспешном отзыве содержит следующую информацию: получатель, тема, время и сообщение о неуспешном отзыве.

Успешный отзыв: электронное письмо об успешном отзыве также содержит ту же информацию, что и в случае неудачного отзыва, за исключением того, что будет отправлено уведомление об успешном отзыве электронного письма.

Действительно ли электронное письмо было успешно отозвано?

Возможность отзыва отправленного электронного письма и замены его новым зависит не только от перечисленных выше требований , но и от настроек Outlook получателя.

Случай 1: В Outlook получателя включена функция «Автоматически обрабатывать запросы на собрания и ответы на запросы на собрания и опросы».

В этом случае и исходное сообщение, и сообщение об отзыве будут сохранены в папке «Входящие» получателя. Успешность отзыва зависит от того, было ли прочитано сообщение:

• Если получатель не прочитал исходное электронное письмо, оно будет заменено письмом с отзывом. Получатель по-прежнему будет уведомлен о том, что вы отозвали исходное электронное письмо.
• Если письмо отмечено как прочитанное, вы больше не сможете его отозвать, и оно останется в папке «Входящие» получателя. Однако получатель все равно будет уведомлен о том, что вы пытаетесь отозвать это сообщение.

Случай 2: Outlook получателя отключает функцию «Автоматически обрабатывать запросы на собрания и ответы на запросы на собрания и опросы»

В этом случае и исходное письмо, и письмо с отзывом будут сохранены в почтовом ящике получателя. Успешность отзыва зависит от того, какое электронное письмо будет открыто первым:

• Если получатель первым откроет письмо с отзывом, исходное письмо будет удалено, что будет означать, что отзыв прошел успешно.
• Если получатель первым откроет исходное электронное письмо, отзыв не будет выполнен.

Случай 3: Получатель использует правила, которые заставляют исходное письмо перемещаться в папки, отличные от папки «Входящие».

Если получатель настроит правила в Outlook таким образом, чтобы похожие письма всегда группировались вместе, то есть исходное письмо и письмо-отзыв будут храниться в разных папках, отзыв не будет выполнен.

Случай 4: Получатель использует Правила, но исходное письмо и письмо с отзывом перемещаются в разные папки.

Если получатель установил правило в Outlook, согласно которому оба письма сохраняются в одной папке, то все зависит от того, какое письмо будет открыто первым.

• Если получатель первым откроет письмо с отзывом, исходное письмо будет удалено, что будет означать, что отзыв прошел успешно.
• Если получатель первым откроет исходное электронное письмо, отзыв не будет выполнен.

Итак, Quantrimang.com только что рассказал вам, как отозвать отправленные электронные письма в Outlook. Это несложно, но зависит от многих факторов, помимо отправителя.

Попробуйте и проверьте, возникнут ли какие-либо проблемы. Удачи!

Смотрите также:

• Как создать папку в Outlook 2016 с помощью правила
• Список сочетаний клавиш Outlook 2016 при работе с Почтой
• Обзор некоторых распространенных ошибок в Outlook и способы их исправления