Как добавить подпись в Outlook

Сегодня большинство профессионалов включают подпись в свои электронные письма. Это позволяет получателям точно знать, с кем они общаются. Некоторые подписи персонализированы для отдельных лиц, а другие соответствуют формату компании.

Если вы хотите узнать, как добавить свою подпись в Outlook, вы попали по адресу. Эта статья объяснит все, что вам нужно знать.

Действия по добавлению своей подписи в Outlook

Если вы хотите создать подпись, которая будет добавляться в конец ваших электронных писем, а также выбрать ее в качестве подписи по умолчанию, вам будет приятно узнать, что это относительно простой процесс. Вот как добавить свою подпись в Outlook:

1. Войдите в свою учетную запись Outlook.
   
2. Нажмите «Просмотреть настройки».
   
3. Выберите «Написать и ответить», после чего вы перейдете на экран подписей электронной почты.
   
4. Нажмите «Новая подпись» и дайте ей имя.
   
5. Введите свою подпись ниже в области редактирования.
   
6. Нажмите «Сохранить».
   
7. В разделе «Выбрать подписи по умолчанию» нажмите на вновь созданную подпись и примените ее к новым сообщениям и пересылаемым сообщениям.
   
8. Нажмите «Сохранить» еще раз, чтобы подтвердить изменение.
   

Настройте свою подпись Outlook

После того как вы настроили и сохранили свою подпись, вы можете настроить ее в нижней части поля редактирования в соответствии со своими личными предпочтениями. У вас есть ряд возможностей персонализировать свою подпись, чтобы сделать ее уникальной для получателей. Обязательно поэкспериментируйте с доступными вариантами, чтобы ваша подпись выделялась.

В этом списке представлены не все варианты, поэтому попробуйте их все самостоятельно, чтобы убедиться, соответствуют ли они вашим предпочтениям. Обратите внимание: если вы не знаете, какой значок представляет функцию, наведите на него курсор, чтобы его имя появилось на экране.

Вставить изображения в строку

Возможно, вы захотите добавить к своей подписи логотип компании или изображение. Эта опция позволяет вам прокручивать загруженные изображения на вашем устройстве, чтобы включить их в свою подпись. Выбрав изображение и нажав «Вставить», вы можете изменить его размер по своему вкусу.

Шрифт и размер шрифта

Если щелкнуть опцию «Шрифт», на экране появится раскрывающийся список со списком всех доступных шрифтов. Справа от опции «Шрифт» находится значок «Размер шрифта». При нажатии на эту функциональную кнопку появится аналогичный раскрывающийся список, в котором вы сможете выбрать размер шрифта вашей подписи.

Жирный, курсив и подчеркивание

Вы также можете выделить жирным шрифтом, курсивом и подчеркнуть часть или всю свою подпись. Для этого просто выделите текст, который хотите изменить, и просто нажмите функциональную кнопку, чтобы получить желаемый эффект, и изменения будут видны сразу.

И наоборот, если вы хотите сделать обратное и отменить любой из этих эффектов, просто выделите текст и снова нажмите нужную функциональную кнопку.

Горячие клавиши:

• Жирный: Ctrl + B
• Курсив: Ctrl + I
• Подчеркивание: Ctrl + U

Выделение и цвет

Если вы хотите выделить в подписи важную информацию, воспользуйтесь функцией «Выделить». Чтобы выделить текст, сначала нажмите стрелку вниз справа от функциональной кнопки «Выделить» и выберите цвет, который вы хотите использовать. Затем наведите курсор на текст, который хотите выделить, и нажмите функциональную кнопку «Выделить».

После завершения фон выбранного текста будет желаемого цвета, а цвет шрифта останется прежним.

Цвет вашего шрифта всегда автоматически будет черным. Чтобы изменить это, нажмите стрелку вниз на функциональной кнопке «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и начните вводить свою подпись. Если вы уже начали печатать, выделите набранный текст и еще раз нажмите кнопку «Цвет шрифта», и цвет вашего шрифта изменится.

Вы можете использовать обе эти функции вместе, чтобы создать уникальную цветную и привлекательную подпись.

Маркеры и нумерация

Чтобы создать список маркеров или добавить нумерованный список для сокращенной информации, нажмите соответствующие функциональные кнопки. Если ваша информация уже присутствует, выделите текст и нажмите кнопку «Ввод» на клавиатуре, где это необходимо, чтобы разделить информацию и добавить в список пункты или цифры.

Горячие клавиши:

• Пункты списка: Ctrl +
• Нумерация: Ctrl + /

Отступ влево или вправо

С помощью этих функциональных кнопок текст будет перемещаться ближе или дальше от левого поля экрана. Чтобы использовать эту функцию, просто выделите текст, который вы хотите переместить, и нажмите «Отступ вправо», чтобы переместить текст на несколько пробелов вправо. И наоборот, если вы хотите, чтобы ваш текст был ближе к левому полю, нажмите «Отступ влево».

Цитировать

Эта функция добавляет строку стиля кавычки к выделенному тексту, чтобы выделить конкретную информацию, независимо от того, следует ли повторять важную информацию от себя или от кого-то другого. Для выполнения этой функции выделите текст, который хотите процитировать, и нажмите функциональную кнопку «Цитировать».

Выровнять по левому, правому и центру

Эти три параметра перемещают весь текст в любую сторону или в середину экрана в соответствии с вашими предпочтениями. Это может быть полезно по нескольким причинам, но выравнивание по центру или правому краю может быть более эстетичным, чем выравнивание по левому краю по умолчанию.

Нажатие любой функциональной кнопки автоматически выровняет текст без необходимости что-либо выделять.

Добавить или удалить гиперссылку

Добавьте ссылку в свою подпись, выделив текст и нажав кнопку «Гиперссылка». Отсюда вам просто нужно ввести или вставить URL-адрес в появившееся поле и нажать «ОК», чтобы вставить ссылку. Вы поймете, что это удалось, поскольку текст теперь будет подчеркнут синим цветом.

Горячая клавиша:

• Добавить гиперссылку: Ctrl + K

Если вы хотите удалить гиперссылку, выделите синий подчеркнутый текст, нажмите 3 точки (…) в правом нижнем углу поля редактирования и нажмите «Удалить гиперссылку».

Отменить и повторить

Отмените последнее действие, нажав 3 точки (…) и нажав кнопку «Отменить».

• Горячая клавиша отмены: Ctrl + Z.

И наоборот, если это было сделано случайно, вам следует нажать кнопку «Повторить», которая находится справа от клавиши «Отменить».

• Горячая клавиша «Повторить»: Ctrl + Y.

Изменить регистр

Нажатие этой кнопки откроет раскрывающийся список опций для изменения выделенного или будущего письменного текста в определенном случае. Сюда входят «строчные», «ПРОПИСНЫЕ», «Капитализация каждого слова» и «Регистр предложений» по умолчанию.

Обязательно нажмите кнопку «Сохранить», как только вы закончите настройку подписи, чтобы сохранить изменения.

Советы и рекомендации по созданию эффективных подписей в Outlook

Как только ваша подпись будет готова для добавления в будущую переписку, убедитесь, что готовый продукт подходит для ситуации или получателя, с которым вы связываетесь. Вот несколько советов и рекомендаций по созданию эффективной подписи в Outlook.

Держите свою подпись простой

Сделайте свою подпись краткой и по существу. Используйте только одно изображение, соответствующее изображению, и избегайте добавления слишком большого количества текста, иначе получатели могут не заметить вашу тяжелую работу.

Включайте только важную информацию

Для деловой подписи ограничьте свою информацию только вашим именем, должностью, названием компании, логотипом компании и контактной информацией, чтобы ваши электронные письма выглядели профессионально.

Используйте последовательный брендинг

Представляя компанию, придерживайтесь одних и тех же шрифтов и цветов, чтобы сохранить единство ее идентичности.

Если вы владеете собственным бизнесом или используете личную электронную почту, вы можете включить свои местоимения, информацию о том, как произносить свое имя, ссылки на ваши социальные сети или любую другую ключевую информацию, которая позволит вашим получателям лучше узнать вас.

Создайте дополнительные подписи

Outlook позволяет вам создавать столько подписей, сколько вы хотите, но нажимаете «Новая подпись» на экране «Написать и ответить». Сделайте подпись специально для того, чтобы впервые отправить кому-то электронное письмо, чтобы он точно знал, кто вы. Кроме того, вы также можете использовать сокращенную подпись для ответов и пересылаемых сообщений людям, с которыми вы уже знакомы.

Вы можете назначить определенные подписи в раскрывающихся меню «Новые сообщения» и «Ответы/переадресация» на экране «Написать и ответить» в Outlook.

Проверьте свои подписи

Отправьте тестовые электронные письма себе или коллегам, чтобы убедиться, что ваша подпись отображается должным образом и все гиперссылки работают правильно.

Отключение подписей Outlook

Создание подписи в Outlook — это простой процесс, который придаст вашим электронным письмам профессиональный вид. Более того, существуют параметры настройки, позволяющие создать хорошо продуманную подпись в Outlook и добавить еще один уровень сложности в вашу электронную переписку. Поэкспериментируйте с доступными пользовательскими опциями, чтобы создать профессиональную и запоминающуюся подпись, которая произведет неизгладимое впечатление на получателей.

Вы когда-нибудь добавляли подпись в Outlook? Если да, использовали ли вы какие-либо параметры настройки, представленные в этой статье? Дайте нам знать в комментариях ниже.